求學時,想知道一個人的聰明程度,靠智力測驗、看考試排名;進入職場之後呢?個人能力固然重要,但其實還是可以靠一些「小聰明」,讓自己「好像很優秀」(笑)。這篇要介紹The Cooper Review的創意圖文作者 Sarah Cooper,她用可愛的插畫,點出雖然有點賤,但真的滿聰明的「暗黑版」e-mail回覆技巧,讓你在信件一來一往中,看起來更機靈、做事更有能力!

 

技巧一:抱怨自己收到的e-mail太多

聰明的技巧拷貝2

沒想到每天都處於爆炸狀態的信箱也能當作話題,讓你在同事間看起來更厲害!(儘管大多是來自電商的的促銷信件,你不說也沒人知道)切記,在開啟這個話題時,千萬不要當第一個說出你收到了幾封郵件;反之,當別人不小心把數字說出口時,馬上説自己收到的是對方的兩倍準沒錯。

 

技巧二:隨時都在信尾加上 ”send from my phone”

聰明的技巧拷貝3

一開始還很擔心在信件的最後出現 ”send from my phone” 會讓對方覺得不夠慎重,所以在用手機發信的時候,還會特別提醒自己要把這句話刪掉,但現在可是人手一機甚至多機的時代啊!不管用什麼發信,都在最後加上 “send from my phone” 讓你看起來隨時準備出擊,同時還不必為了有錯字而負責呢(畢竟分秒必爭,有一、二個錯字應該沒有關係吧)

 

技巧三:立即回覆你的主管聰明的技巧拷貝4

面對成千上萬封的郵件,處理起來是非常累人的,沒辦法一一處理是可以理解的,唯一,對來自主管的回覆郵件,一定要馬上處理。秉持著主管幾點睡,我就幾點睡的精神,在一收到來自主管的郵件時,立即回覆。

 

技巧四:當第一個說「恭喜!」的人

聰明的技巧拷貝5

好事總是令人雀躍!不管何時何地、多大多小的好事都非常值得慶祝,不必寫一篇洋洋灑灑的祝賀詞,簡單幾句話,表示自己也感到非常開心就可以了,這樣做會讓你看起來非常積極。同時,當你時常讚美他人的工作及成果時,他也比較不會回頭來挑你工作上的骨頭。

 

技巧五:隨時向大家分享你的想法

聰明的技巧拷貝6

有什麼新奇、新鮮的想法,並非一定得等到開會時才與大家分享,透過群組訊息、甚至發群組e-mail,隨時讓團隊裡的人知道,這能使你看起來隨時隨地都在為公司而努力,更能提高團隊效率,在下次討論時,直接獲得其他人對這個想法的回饋,激盪出更多新的火花。

 

技巧六:直接在主旨輸入有用資訊

聰明的技巧拷貝7

主旨欄之所以會存在,目的就是要讓收件人在還沒點開信件之前,就知道這封郵件會寄出的原因,當收件人看到「你好」、「關於xx會議」…等以此為主旨的郵件時只會一頭霧水。意義不明的主旨不僅無法幫助收件人閱讀,更可能會因為主旨不明確而耽誤處理的最佳時機。

 

技巧七:隨時透露自己的身處何處

聰明的技巧拷貝8

相信每個人都有這種經驗:整個團隊、甚至整個辦公室天翻地覆的在找一個人,電話、郵件都不接,簡直是要急死人了。及時的更新自己身在何處,除了是一種避免別人覺得你在偷懶的方法,同時也能使團隊急需時,及時找到你以解決問題。

 

技巧八:為你的內容作結,更善用縮寫

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當你傳送的內容過長,而不利於閱讀時,嘗試在信件的開頭加入TL;DR(太長了,不要讀),並為整個內容做個概要,使收件人能在最短的時間內有效的吸收資訊;同時,為方便收件人閱讀,也能在信件裡加入方便閱讀的縮寫,例如:表示贊同時可以用LGTM(Looks Good to Me 對我來說不錯)、需要開會時用F2F(Face to Face 面對面)表示需要面對面討論,在雙方都知道這個縮寫的情況下,盡情使用。

 

技巧九:會議由你發起

聰明的技巧拷貝10

當團隊裡的回覆已經超過25條,而且有越來越多的跡象時,就是該找回團隊效率的時候了,一個勁往群組裡發訊息,還要注意不能被訊息淹沒,也不是辦法,約出來面對面討論能讓效率大大提升(還能使用F2F這個縮寫呢!)

 

技巧十:小小的威脅收件人

聰明的技巧拷貝11

「如果你不關心公司的未來,那你可以直接跳過這封信」聽起來滿嚴重的吧…儘管是一封簡短的郵件,也要在郵件一開頭,小小的威脅你的收件人,確保郵件裡重要的資訊能被好好接收,但如果不小心威脅到主管的話,就要小心了…

 

技巧十一:戒急用忍,試探是不是真的需要你

聰明的技巧拷貝12

「真的有急事找你,不會只給你一通電話」同理,當一個人非常需要你的幫助時,就算你在北極,他也會無所不用其極地找到你,而不會只發給你一封簡短的郵件。若你收到一封求助的郵件之後便無下文,你可以在一個禮拜之後(假使你還記得),回信問他是否還需要幫忙。因為當你沒有立即回覆時,他已經向其他人求助了。

 

技巧十二:記得設定自動回覆的e-mail系統

聰明的技巧拷貝13

儘管你只是外出辦個事、吃個午餐,也要記得設定e-mail的自動回覆系統,在自動回覆系統提供你目前的工作狀態,或是提供緊急時使用的連絡資訊都是不錯的選擇。

以上12個職場e-mail技巧提供給穿梭於各個職場空間的你,讓你在線上、線下的能力都加分!

 

 

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本文轉譯自Ladders,原文標題為”12 tricks to appear smart in emails