職場上我們難免會遇上這種狀況:主管突然丟下緊急任務要你完成,或是某個環節出狀況,導致你無法準時交出提案,通常你的老闆或客戶絕對不會開心的。這時我們該怎麼辦呢?

過去一手創建The Muse編輯團隊,現任職涯特約編輯並負責推出新內容產品的Adrian建議大家,即將錯過工作期限時可以這麼做:

 

盡可能提前早告知對方你會遲交

第一,絕對不要只說:「我錯過今天交草案的時間了,我可以下禮拜再給你嗎?」這不只會觸怒對方,聽起來也很不專業。

偶爾趕不上工作期限是可以接受的(像是你不幸遇上食物中毒),但大部分的時候,你要盡早告訴對方,讓他先心理有數,提早準備plan B。這時你可以說:「我剛著手這個的project不久,發現資料收集的部分會花上比原本預期更多時間,所以我能把原本的繳交期限延到下禮拜五之後嗎?」當你能給對方一個好理由時,大部分的人都會願意這麼做,但前提還是你要提早講。

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簡單地解釋你的原因

在此時,解釋你為什麼需要延後工作期限可以維持你的專業形象。然而,並不是所有的任務期限都訂得一樣嚴苛,例如合約中跟客戶說好的行銷提案遞交期限,和你跟同事說銷售分析報告下禮拜會給他,是不一樣的。

在這兩種情形下,你需要給對方不同程度的解釋。然而,簡潔地說明遲交原因,並且不責怪何人或抱怨任何意外絕對是上上策(像是:以自己的毛孩子生病為由,而沒時間做提案)。因此你可以這麼說:「非常抱歉,由於我今天臨時被指派要完成一份行銷提案,所以可能無法準時今天繳交這個月的內容規劃分析報告,如果改成明天交給你可以嗎?」

 

給對方其他選擇或額外的Bonus

一位Adrian最喜歡的作家有一套很棒的「即將錯過交稿期限的補救策略」:你可以給對方兩個選項,一個是讓你拚命趕死線交出來,另一個是讓你延長繳交期限。

採用這個方法時,你可以說:「我現在手上有一份專案在進行中,它可能會花上比原本預計更多的時間。所以,如果我明天再給你銷售分析報告會打亂你的時間規劃嗎?如果會,我今天就熬夜把它趕出來;如果不會,我會非常感激你讓我延長期限,然後明天交給你。」但這個時候,你還是可以先提供對方一些你已經完成的工作內容:「我今天晚上前可以先給你銷售分析報告的第一頁到第六頁,或者,我也可以在明天中午前把全部10頁的銷售分析報告一起給你。」

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當你遲交工作時會把對方置入一個兩難的處境,你還可以想想怎麼補償對方的不方便。例如對方是客戶時,你可以提供給他額外的商品或服務,甚至是一些費用折扣。這情形下,雖然你給對方造成不少麻煩,但你在別的方面如果能幫到他,還是能留給對方正面的印象。

 

展現你的專業度並好好感謝對方

如果你也曾經接受別人遲交工作,那你一定能體會那種痛苦,所以當你提出延長期限的要求時,務必要好好謝謝對方。不用講的很浮誇,簡簡單單一句真心的感謝,能讓你和對方的關係走得長遠:「非常感謝您這次破例讓我延長期限,之後我不會再發生一樣的事了。」

另外,選出一個新的期限讓對方知道何時可以收到你遲交的工作,並準時繳交,會讓他們更願意相信你是個專業、可靠的人。因此,與其模糊地說:「我可以延長交行銷提案的期線嗎?」你可以改成說:「我可以改成禮拜二把行銷提案交給你嗎?」

 

確保這只是偶發事件

當然,最好的方法還是確保你不是遲交的慣犯。Adrian表示,過去讓她非常放心的作者難得要延長交稿期限時,她會非常願意這麼做。但經常遲交時,會讓你耗光在別人心中的信用額度。

這時你可以在日程表上,在你跟別人約好的工作期限的前一、兩天,設定一個內部的工作期限,這麼做可以讓你的大腦以為工作期限提前了。之後,永遠按照內部的期限完成工作,你就不用再擔心自己又要遲交了。

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當你未來遇上需要延後工作期限的緊急情況,試試以上的技巧來降低客戶或老闆的不快,但未來要維持長久的正面合作關係,還是需要你把準時完成工作這件事當成職場上的第一原則喔!

本文轉譯自The Muse,原文標題為“What to Do When You know You’re Going to Miss a Deadline”

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