相信大家在工作時都有過效率不彰的情形,有時候明明已經很努力了,但事情不是進度落後就是溝通出狀況,搞得大家頭疼,到底我們的工作哪裡出問題了呢?以下為資深經理人提供的幾個方法,幫你建立起良好的思維習慣。

 

關於計畫與文件

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建立Weekly plan:

  • 每週一早上的第一個任務,就是排自己一週要做什麼,還有檢查自己上一週的計畫,那些沒達成,為什麼沒達成。即使老闆沒要求,我也會做出計畫,要不然星期一面對電腦就是一片茫然與星期一藍藍,會持續一兩個小時很浪費,列出計畫之後能快速聚焦與排出優先次序。
  • 當我開始渙散發呆時,就會回去看我的weekly plan,大部分的狀況下就能立刻聚焦,如果還無法聚焦,我就會一件件把我在想的要做的事情列下來,就更容易排優先次序。

釐清工作流程和資訊:

  • 常常建立check list,基本上會忘記的事情、會粗心的事情,一定會建check list,確保下次一查就能直接順著檢查,不會犯一樣的錯誤,也可以節省回想的時間。

  • 常常建立流程圖,會問清楚一件事是怎麼發生,怎麼結束的,然後記錄下來,能自己實際做一次,或現場觀察一次更好。

  • 把一個專案所需的全部資訊,包含計畫、文件連結、聯絡窗口、進度,整理在一份文件中,所需檔案整理在同一個雲端資料夾中。

  • 抓緩衝,時間和預算都是!

 

關於需求與溝通

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釐清目的與確認需求:

  • 接到任務會問目的是什麼、前因後果是什麼、相關部門是那些部門。

  • 用5W1H釐清真正的需求。

  • 釐清需求的目的之後,我會直接簡短告訴需求方,自己接下來大概會怎麼做,一部分確保我初步想完了,可以大幅減少之後要計畫時,忘記這件事情的前因後果,重新回想和計畫所花的力氣。另外一部分是,這樣能比較容易確保產出有大致符合對方的預期,對方聽到你已經快速有下一步計畫,也會認為你把這件事的優先次序放很高!

持續確認方向:

  • 之前,即使還沒做完,我也會拿有雛型的半成品先跟需求方確認這方向是不是他要的,再繼續往下,也就是先出beta版。這可以減少走錯路還修很久的狀況,但要注意對方預期正確—你只是先給他確認方向而非成品,否則可能因此覺得你的產出不專業,我現在因為老闆對格式與內容要求高,就不會這樣做,但相對也浪費一些時間在做非需求的東西,還在try老闆的極限XD

溝通的禮儀:

  • 任何人跟我說的需求,我一定拿筆寫下來,一部份是不相信自己的記憶,一部份是,他一邊講你一邊很認真地記下來,會讓交付工作給你的人比較放心,知道你重視這件事情,而且不會忘記。

  • Mail或需求一定一兩天內回,即使沒完整答案,也會初步回應,並告知什麼時候會有答案 >>這我之前覺得很快,但是現在在SP和其他人比起來,算是很慢的QQ

  • 要找人溝通或問問題時,大多先問對方有沒有空,我大概需要占用他多少時間,而不是一股腦衝過去問。

  • 非到必要,不提「這很急」,不急的事會跟對方說不急,什麼時候給我就好。

  • 信守承諾,自己答應人家什麼時候要給的東西,拚命也會給出來,如果真的真的不行,提早就會跟對方溝通,然後壓新的提供時間。

  • 由內而外確認,例如有問題要問外面的合作夥伴,或是其他部門的人之前,一定自己先google,google不到再問同部門的人,同部門的人問不到才去問其他部門的人或夥伴。

 

關於會議

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會前準備:

  • 開會一定發會議邀請,會議邀請內一定列agenda,包含要討論的主題,還有誰應該講什麼。(這應該很基本,但卻遇過許多人開會不列agenda的)

  • 會議時間到之前,一定早5–10分鐘到會議室。電話會議,一定提前3分鐘就開始打電話。

  • 大家到的時候投影機一定會接好,要討論的文件都打開好,時間到了有人還沒來,一定主動私訊確認。

會中與會後注意事項:

  • 會議一開始會再講一次會議的目的還有希望得到的結果,會議上就做簡單的紀錄,並逐項和有action item的人確認。(一定要當場藉著群眾壓力確認)

  • 會議後一定會寄出會議紀錄!(以前要求自己一定要當天,現在看狀況……但最晚隔天一定寄出)

開會的好習慣:

  • 對於大鍋飯一堆人一起報告的會議,即使和自己講的東西無關,也不在人家講的時候自己咖咖咖電腦打字,會聽對方說,看有什麼自己能貢獻的地方,沒有也當長知識。

  • 會努力同步多方資訊與背景知識,將資訊攤開來給大家看。

  • 討論事情時如果突然想到某件事情等一下要確認,不好意思打斷對方,又怕自己忘記,我就會手指偷偷比個1,兩件事就比個2,這樣等下至少知道還有幾件事要討論,一般就會想起是什麼事情。

 

關於信件

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E-mail不隨意發:

  • 先電話或私訊討論,沒事不亂發信,發信出來多是記錄私訊討論的結論,讓大家事後可以追蹤。

  • 超級無敵在意mail收件人裡有誰、角色是什麼,決不亂cc老闆,加了某人進來,會在信件一開頭標明加了誰讓大家都知道,如果mail裡被cc的人太多,還會開始移除人(尤其是老闆),當然移掉了誰也會在信件一開頭讓大家都知道。

信件分類撇步:

  • 重要的信,或是常見分類的信,會在信件開頭用[ ]標示,例如[Report]、[Meeting minute]

  • 我有一個信件資料夾叫做finish,專門放那些刪掉覺得不太保險,留著又占空間的信,其實那些信百分之九十九是不會再看了,但放進去讓我毫無心理負擔XD

  • 寄信出去之前一定緊張兮兮看三次,如果是重要信件會看到爛,然後先留在草稿中,過一下子再回去確認(當然要看信的時效性),沒問題才寄出。

 

結語

其實準則就是尊重大家的時間,為大家多想一步,你的舉手之勞,幫10個人省下5分鐘,總共就省了快一小時。

還有不要太相信自己,人是會忘記、會喪失焦點、會渙散的動物,所以要整理、紀錄、做計劃、寄結論。

這些小事累積起來,就成了你的專業和他人對你的信任感來源,但要建起需要累積,要推倒卻只是一夕之間的事啊~~

不過反過來,當大家都在瞎子摸象各說各話時,若你能跳出來將前因後果講清楚,大家就會覺得你超強很專業,而且這也可以節省所有人的時間。

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本文作者Evonne也有在Medium開設帳號喔,原文標題是幾個高效率與建立信任的工作習慣分享
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