想要在短時間內完成更多的事,絕對不是嘴上說說這樣容易(要是真的這麼輕鬆事情就好辦了XD)而是需要靠習慣的累積,為自己建造一個有效的工作系統。

知道「該做什麼」、「該在什麼時候做」是想要在時間內完成更多事的兩大關鍵。

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開始前,不妨先問問自己兩個問題:

問題一:事情真的很緊急嗎?

美國前總統,艾森豪威爾曾說過:「問題只有兩種:緊急的問題和重要的問題。很多時候,緊急情況並不重要,重要的事情從來都不緊急。

太多緊急事項會使我們分心,而忽略更重要的事情。為了最有效地利用時間,當新的工作來臨時,首先冷靜下來,問問自己:「這件事真的很緊急嗎?」接著好好思考該什麼時候、該如何處理它。

 

問題二:什麼才是重要的工作?

就像握在手裡的沙子,握得越緊,抓到的沙子越少,當你把所有的工作視為一樣重要,並試圖想要一次完成多項工作時,結果往往不如預期,儘管事情同等重要,依舊有它的優先順序。

在開始著手前,先試著釐清事情的優先順序,並把最重要的事情安排在你頭腦最清晰、活躍的時刻。

不斷的詢問自己,釐清工作重要性,不僅能讓時間安排更有規劃,更能讓自己避免來自其他工作的干擾。

 

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好的開始是成功的一半,搭配著下面這些技巧,陪你走完成為效率勝利組的最後一哩路:

停止讓自己分心

不停跳出的推播通知、社群媒體以及時不時的查看email,都是造成你分心的原因,它打斷你的工作,更讓你在回到工作上時,要再花時間重新整理思緒,而這也讓你能夠使用的時間越來越少。

掌控時間的第一步,首先從好好規劃開始。

不妨觀察自己的習慣,了解自己都是把時間花在哪些地方、是什麼分散你的注意力,是會議、電話、電子郵件、社群媒體還是與同事間的閒聊呢?這能幫助你知道自己一天內做了哪些事,而哪些時間又是不小心浪費的,同時更能有依據的進行時間規劃。

 

停止瞎忙,忙不代表你動作快~

許多人會將「忙碌」與「高效率」做連結,是的,忙碌的工作會產生自己動作迅速的錯覺,一旦仔細衡量工作與成果之後,就會發現完全不是這麼一回事。

舉例來說,如果你用回覆email這個動作開啟你的一天,就會發現,一天下來,都在處理一封封接踵而來的信件,回覆了不少郵件,卻沒有完成多少工作。你可以選擇花上一天的時間處理email,也可選擇將時間進行規劃、用在真正重要的工作。

時間有限,而同時做很多事並不再目標清單裡,停止瞎忙,就從專心地「一次處理一件事」開始。

 

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讓自己隨時為目標行動

在前一天晚上,替自己設立隔日的目標,並將目標寫進你的日程裡,讓自己可以按照規劃好的日程運用時間。

這個動作看似簡單,卻可以大大提升你的生產力,重複這個動作,這能讓你隨時都在為目標而行動。

利用1-3-5法則安排時間

在釐清工作的優先順序之後,1-3-5法則能讓你做更近一步的規劃,代表一天之內你會完成:

  • 一項非常重要的工作
  • 三件沒那麼重要的工作
  • 五件小事

將每日的代辦清單縮小至九件,讓你不用花時間思考今天該做些什麼,不僅提供你每日工作的方向,更讓你專注於目標上。

 

還在煩惱工作多到做不完嗎?試試這些技巧,讓你用剛剛好的力氣,完成最多工作:)

 

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本文轉自Medium,原文連結

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