許多柏林的新創公司對待員工其實是能省則省,卻捧著大把鈔票請來外頭的顧問公司「專家」來整頓內務,讓內部的員工十分不滿。但究竟是什麼樣的專業知識和技能讓這些專家們能夠到不同的公司呼風喚雨?柏林網站ShopAlike 公司中的國際策略長本人,自己從前就是這麼一位專家,她在我們的內部員工訓練中透露了專家們的一套小祕密 — 專案管理(Project Management)。

嚴謹且具有彈性的「專案管理」不僅能夠讓主事者充分掌握企劃大目標,同時可以給予員工對於企劃足夠的認同感,不會覺得自己每天只為瑣碎的小事瞎忙,最重要的是拉近參與企劃中個人間的距離,在不同的崗位且不斷調整與修正的進行式中,依然確保眾人齊心往同一個方向前進,最終將企劃圓滿完成。

德國 專案管理 Visual Meta PM
photo provided by Heidi Wildemann

以下是柏林 Visual Meta(ShopAlike)國際策略長 Heidi Wildemann 綜合商學院與顧問公司所學,給我們的專案管理專業建議。

 

仔細確立目標

德國 專案管理 Visual Meta PM

企劃初期通常是Heidi花最多時間的階段,她說這裡的工做得越細,往後的路走起來就越輕鬆。這個時候重點在於釐清企劃的終極目標、工作內容還有理想中的結果。只有在自己把這些問題考慮清楚仔細後,才開始把共事者遴選出來,然後在全員集合的Kick-Off會議中,讓每個成員都清楚企劃的走向。Heidi鼓勵我們在Kick-Off會議以前,一定要先準備齊全,她說準備最多的人,往往是最有能影響企劃方向的人。

 

著眼關鍵人物

人通常是企劃中最難控制的一部份,但是有效的遴選共事者,可以讓企劃在關鍵時刻不會前功盡棄。承上一點說明,與共事者的關係要在企劃初期就開始好好建立培養。除了把有能力並且有意願的同事拉進來以外,Heidi也要我們去關注那些持反對意見的人。也許在會議開始前先把他單獨找來談談,把自己的意見開誠佈公地說清楚,邀請他有禮也有理的回應,通常就不會把正式會議氣氛弄得太僵。

除了共事者以外,老闆的支持也是企劃成敗的關鍵,Heidi說最重要的是Keep them informed. 在企劃進行當中,要記得不時向老闆回報進度,讓老闆看到企劃的成長和員工的投入。遇到資源分配時,老闆自然會將公司資源分給那個常常聽到的企劃案。

 

彈性時間管理

德國 專案管理 Visual Meta PM

將企劃中的工作以週為單位來訂定進度。每週五天,每天三個工作欄位(Done, To-Do, Keep in Mind),把待辦事項寫在便利貼上,然後就可以看著他們一個個被移到Done欄位中,或是計劃有所變動,他們可以順延到隔天的To-Do 裡頭。

時間安排的細節可以依照個人喜好,Heidi所要呈現的重點是「彈性」。沒有企劃能夠從起步到尾聲都按步就班,只有以萬變應萬變才是上策。每天調整一次,每週再調整一次,讓企劃進度與工作腳步可以相呼應,執行、重理再計劃不斷循環。

另外一個有用的時間管理小訣竅,每天早上花15分鐘審理當日待辦事項,並將其一一列出優先順序,可以讓一天的工作事半功倍。

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