身為一名國際業務,出國參展也是理所當然的。但在這當然中,有哪些是老闆員工都認定的必然?又要怎樣做到自然而然,讓我們在出國的時候不會感到焦躁煩憂?而遇到突發狀況的時候,我們該怎樣處之泰然?筆者在這邊只能提供一些tips,請自行體會,注意事項的列表永遠to be continued…  

參展前

參展前的準備,跟場勘一樣的道理。展場的地理位置、公司產品的擺設、新產品的特色、主要市場key player的攤位位置,甚至到行銷贈品的故事或使用方式(業務總是要把握任何時機說出驚天地泣鬼神的情節)、最靠近booth的廁所、咖啡攤位、等等…這都是對「物」的準備。

對「物」的準備很重要,但最重要的,其實是對「人」的準備。你必須清楚來訪客戶的時間,絕對要避開互看不順眼的客戶同時間出現在貴公司攤位。(日俄戰爭就打在中國,最慘的就是那無辜的第三者)。

參展時

養兵千日,SHOW TIME。無論攤位大小,基本上參展員工抑坐或躺的在自己攤位上,都視為大忌。如果攤位沒什麼訪客,其實可以輪流去用餐或走走。就像是化妝品專櫃站滿櫃姐,那打群架圍攻的氣勢太強烈,客人就算有興趣,也不敢近雷池。

多半的客人抱持掃街的心態,要如何讓這些客官們走過、路過,就是不准錯過,更是一門工夫。所以往往公司會提供茶水或是小禮物,讓客戶駐足停下來留下資料,給業務介紹的機會。有一件事情很簡單卻很有用,就是「問好」:“Good morning!How are you today?”國外的禮儀教育已經深入DNA鏈,隨著你的溫和問候,他們也會開口回覆。這個動作,多半會讓外國人卸下心房,慢慢跟著妳的聲音和步伐走到妳的攤位,看看what is interesting (怎麼講得像海上唱歌的女鬼和漁民一樣)。

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名片的蒐集,是最重要的工作。一整個展場下來,應是會蒐集到大大小小不少名片。但基本上熙熙攘攘的展場,很難對每個客人都有完整的記憶力,所以要在名片上快速標示客戶的重要性和潛力做為記號。不過,當然不要失禮的在客戶面前,硬生生在對方名片上畫個大X。

展後,有做記號的名片也很方便業務在回覆客戶的時候可以投其所好,客製化的感謝信內容更可以提升email百發百中的機率。

有時候客戶會說:「我忘了帶名片」或是「名片發完了」,這時候就要來掃badge了。(請在開展前要好好學習如何快速掃描badge,不然無法快速帥氣的掃入,卻不停的拉扯客戶的項圈,畫面感覺就有點不美麗)提到badge,就不得不讚嘆我前同事,他總是有驚人的掃描能力,可以大老遠就瞄到客戶的badge,清楚的知道對方的名字和國家。這是裝熟的基石。特別是在歐美各大體育賽事之後,聊運動、聊天氣,可以讓看展跟參展人的心情都放鬆不少。放鬆的氛圍能提高客戶腦內啡分泌,而腦內啡就是一種自體製造的鴉片,期待客戶可以so addicted to you。

突發狀況

最怕的就是突發狀況,當你人遠在巴黎、肯亞,遇到任何問題可能叫天天不應、叫地地不靈。所以除了萬全的準備外,還是要幫「萬一」買個保險。備展的時候,一定要跟策展相關廠商(攤位設計商、型錄印刷、海報印刷商、現場拉電、等)check check 再check。

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另外參展的目的之一是為了展出公司新產品,新產品有個眾所皆知的特性就是「不穩定」。千萬不要讓這不穩定變成客人對公司的唯一記憶點。所以寧願使用dummy機展示,用產品本身最有自信的方式呈現。人有個很有趣的心理:理智上都能理解新品不是量產的完成品,本來就是還沒ready的。但當他們親眼見證到這不完美,心裡還是會驚嚇恐懼。

國外參展的時候,時差問題就會變得很critical,特別參展人員需要台灣總部幫忙的時候,可能台灣團隊已經呼呼大睡。為了避免這種可能造成展後公司內互相攻擊的原因,會建議公司總部在展覽的那一段時間,一定要安排幾位同仁standby。就那麼幾天,請大家共體時艱。

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我個人非常喜歡參展,可以密集的在短時間內一次見到所有想見的客人。當然樹多有枯枝,客人多…就不多說了。有些客人就是專門來鬧場的,可能拖著你講他與公司的愛恨情仇、激烈一點的可能把公司所有單位都想叫出來罰站。千萬不要讓這種人耽誤你的一生。如果一見苗頭不對,立馬將他拉離現場(邀請他到其他地方喝杯咖啡),或是友善的指派其他人員招呼他。沒有共同話題比較難產生火花,如果這奧客又同時具備VIP等級,就可以假惺惺的搬出最高規格禮遇,邀請公司高層和他會談。

參展的注意事項其實跟展覽的屬性、國家、天氣、配合廠商、產品、公司資源、經驗…等等都有相關。我只能就自己的經歷提供一些若有似無、似是而非的tips。

當然,不過還是有個江湖一點訣,就是準備,準備,再準備

 

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