經營社群(Community)是現在多數新創公司用來行銷和溝通的的方式之一,而很多公司在經營線上社群,會同時舉辦線下的活動,來凝聚社群的向心力。

過去我曾經以亞太商務總監的身份,參加過大大小小的活動跟展會,辭職後創業,意外轉上專門專注在人工智慧的媒體,從與會者、到講者、再到主辦方,辦過大大小小不同的活動。對於平常從事行銷,卻沒有承辦過Event的人,可能不知道要怎麼開始,又或者,過去沒有參加過大型Event的人,可能也不知道該如何做事前的準備。

如果你被受邀去參加一個會議、活動,跟大家Networking,在事前我一定會做的幾項準備如下,通常用五個W加一個Goal來評估,先從了解主辦方跟會議內容:

1. 為什麼(why)

這個會議到底為什麼辦?

而你又為什麼要去?

2. 誰(Who)

主辦方的背景是?

去的人有誰?

位階職稱是什麼?

3. 如何做(How)

過去有主辦過嗎?有的話,上次有多少人去?

4. 要做什麼(What)

要達到怎麼樣的目標?

5. 在哪(Where)?

地點?Venue? 需要旅行或是住宿嗎?

6. 目標是(Goal)

主辦方的目標是什麼?是希望大家來這裡學習,還是純粹想要多連結參加的群組?

還是以上皆是?而你個人的目標是什麼?是要認識更多公司是想要轉型換工作,或純粹個人興趣?

最後,可以看看主辦方和參與方的5W和Goal是否配得起來。

#Tip: 大部分的人會忽略地點的重要性?例如交通方便與否,以及那個場地給參加者的感覺是什麼。但是有時候辦活動販售的是一個體驗,而非單純場內的活動內容跟講者。

 

今天要換你辦活動了,應該要哪一塊開始準備

專案管理的軟體:Trello跟Asana,通常可以有兩種運用方式,取決於活動大小。如果小的活動我通常會分成四個Board,準備(To do),正在進行(In process),評估(Evaluate),跟完成(Complete),把所有任務都分別寫成一個一個的卡附在版上,接著移動到適當的位置。如果有有細項就分別寫在相關的卡上,完成就打勾,整個卡的任務都完成,就可以移動到完成。如果中間有需要其他人評估,就移到評估。評估結束後再移動到完成。

如果是大的活動,我就會細分成不同的功能。接下來細分成七大項目訂立計畫

  • Administration 行政(預估人數,地點,門票價錢?)
  • Marketing 行銷(從關鍵字搜尋到社群媒體行銷,跟其他合作媒體)
  • Logistics 物流 (交通,食物,飲料,酒精)
  • Program(活動內容,時間表)
  • Speaker講者(邀請)
  • Sponsor贊助商(如果需要贊助商)
  • After Event 要發送感謝函跟整理參會後的報告

#Tip: 建議一定要做追蹤,所有的資料如果無法有合適的追蹤軟體,至少要嘗試用Google Sheet。

行銷:

  • 關鍵字行銷,如果需要架分頁或是重新架網站,千萬不要忘了SEO的重要性,所以一定要至少放入關鍵字在網頁標題和內容裡。有互動的文章產出是多多益善,並且適度地放進關鍵字。

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  • 社群媒體行銷:先清楚你的受眾是誰、了解他們使用習慣、再根據內容做搭配。(越多被自然傳播的內容也會得到更高的SEO分數)
  • 內容行銷:Facebook、LINE仍然是做社群裡最重要的免費行銷工具之一
  • 線上廣告投放:基本上現在有從Facebook Ads, Adwords, Linkedin Ads, 如果目標是公司非個人,Linkedin通常是首選。
  • 一定要搭配社群媒體以及部落格文章,通常在歐美Twitter最常被用來推廣活動,所以建議用Hootsuite跟Buffer定時跟更新內容;在台灣則是Facebook。

最後,其實辦活動跟參加活動都需要經驗累積。大膽多方嘗試,不過最後記得一定要請與會者填寫問券,如果回應的機率不高,試著用一些激勵方式,鼓勵他們填寫回饋單。

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