時間啊,那是最公平不過的了,它公平地給予每個人一天24小時,也公平地在每一個人睜眼之後,賦予一項非常重大的挑戰:如何高效的運用這一天的時間。明明挑戰是相同的,為什麼總是覺得別人擁有比自己多二倍的時間,完成想做的事,而自己的計畫卻永遠無法付諸執行呢?

以下6個簡單且容易實踐的時間管理技巧,讓你聰明地提高工作效率:

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1.相同的事情,處理一次就好

沒有錯,就是如字面上的簡單。定存放久了,儘管真的很少,還是有利息可以賺;事情握在手中再久,不會突然間就被處理好,而重複處理它一次、二次只會消耗你更多的時間與精力。一旦某件事情引起你的注意,採取行動吧──不管是親自處理、委託他人還是果斷刪除。

 

2.先把「青蛙」吃下肚

此處的「青蛙」代表待辦事項中最艱難、最不想做的事情,面對這隻青蛙,有兩種方法,一是在一天的開始就優先解決它,接下來的時間就可以處理自己比較喜歡、比較輕鬆的事情;二是在愉悅的項目完成之後,帶著滿滿的精力接下這個挑戰。重要的是,要對它採取直接行動,對它採取延宕戰術是沒有用的。

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3.釐清輕重緩急,先做「真正」重要的事

緊急事件是該優先處理沒有錯,但當緊急「小」事太多,而阻礙你處理最重要的任務時,正是時候好好檢視每個項目的真正優先順序了。依照項目的重要與否、緊急程度分成四個象限,就可以知道哪些項目是真的應該優先處理,而放下哪些項目也是沒有關係的。

 

4.勇敢說「不」

根據加州大學舊金山分校的研究指出,一個人越難以將拒絕說出口,就越有機會承受更多的壓力、出現倦怠甚至產生抑鬱。開始使用這個有力的詞彙,取代「我不確定」、「我認為不可能」這樣模稜兩可的說詞,勇敢說「不」,讓自己更有效地完成手中的任務。

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5.在固定時間檢查e-mail信箱

將檢查信箱的時間固定在工作開始之前、下午或是早晚各一次,幫助你專注在工作上,避免被不斷寄來的郵件干擾而分心;同時也可以透過e-mail的自動回覆系統,在檢查時間之外的時刻,協助回覆聯絡你的郵件。

 

6.一次做好一件事

史丹佛大學的研究證實,一次處理多個項目的效率明顯低於專心把一個項目處理好,研究人員也發現,經常受到訊息轟炸的人難以專心、回憶工作細節或在工作間自由轉換。我們都曾想一次把事情都處理完畢,卻忘了大腦真正能夠負荷的程度,如同蘋果創辦人賈伯斯所說:「質重於量,打一隻全壘打比兩隻二壘安打好多了」

提高工作效率,不僅能讓你帶著輕鬆愉悅的心情下班,也會更有動力及自信面對明日的挑戰,不妨就從明天開始,將這些小撇步融入到生活之中。

也歡迎各位與我們分享你獨門的高效率省時撇步喔!

 

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本文轉自talentsmart,原文標題為“6 Easy Tricks That Will Make You Way More Productive