你是一個做事很常分心,或很容易拖延的人嗎?在快速的數位環境中,如果你的效率比別人差,不只產能與競爭力會降低,有時甚至會影響到你的作品品質。

那究竟該如何調整這樣沒效率的工作習慣呢?今天我會分享4個科學家證實過,而我自己也在使用的「高效能工作法」,並且會推薦你一些輔佐工具,讓你提高專注度和腦袋的清晰度,那我們就開始吧:

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1.一心真的可以多用嗎?

我們常覺得自己可以一邊寫企劃、一邊學(聽)英文,然而,這真的辦得到嗎?答案很直接:「不能」。

科學家證實,一次執行多項任務,只可能發生在「接近全自動化的行為」上,例如走路或跑步,那種你的腦袋完全不用下指令,就可以自動進行的行為,唯有在那種時候,儘管你有在「執行走路」,你還是可以同時用腦袋做其他事情。

除此之外,我們腦袋的設計,其實無法支援我們一邊學線上課程,一邊做其他的雜事,這樣你的腦袋被評分了兩個執行區塊,一邊聆聽課程內容、一邊回訊息、滑手機,兩邊都做不好。

除了洗澡、坐車那樣聽覺閒置的狀況以外,人類是做不到multitasking的。所以,你是一個分頁開很多的人嗎?你是一個想到什麼就突然去忙什麼的人嗎?每一次的事件轉換,其實都會減掉大約20%的生產力與專注力,因為你會一直去思考「另外一件事」,腦袋就這樣被扯來扯去,效率當然就降低了。

我在「如何維持生產力」這篇文章中提過,我一次只會做一件事情,我不會一邊打文章,突然看到有人密我,就馬上去回覆訊息,你一定有過一個經驗是:被打斷手上的工作,再次回來的時候,突然忘記自己剛才到底在忙什麼,於是又得重新複習、重新想一次,那這樣就是浪費時間、浪費你的生產力。

那到底該怎麼做來改善multitasking呢?以下推薦:

  • 番茄工作法:每25分鐘,休息5分鐘,在25分鐘內,就算有人用訊息敲你,都暫時不要回
  • 準備筆記本在身邊:如果突然有什麼idea,先寫下來,先不要急著開始查資料
  • 手機暫時開飛航
  • 封鎖社交軟體:你會慣性開啟無關緊要的網頁?試試「Timewarp」「Focus」,兩個都是非常好用的網站封鎖Chrome插件。
  • 你可以自行設定要封鎖臉書、PTT還是其他的網頁,在設定的那段時間裡,那些被你封鎖的網頁,是打不開的,所以如果你是網路癮君子,這點可以試試!

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2.屏除環境干擾

有時候效能受擾,不一定是因為你的問題,而是環境的問題。

環境因素,大致辦公室尷尬氛圍、咖啡廳的熱鬧喧囂;小至突如其來的來電,以及不斷發出聲音的叮咚提醒,無論是大是小,只要一被干擾,你就會從心流狀態中被打斷。

和第一點的狀況有點像,只是第一點是你「自行選擇在多個項目中跳轉」,第二點則是發生的比較出其不意,有時候甚至很惱人。因此,以下幾個小方法我推薦給你:

  • 手機開勿擾(月亮模式):連震動都不要開
  • 手機如果放桌上,螢幕朝下
  • 戴耳機聽白噪音
  • 暫時到會議室或其他空間工作
  • 不要開沒有在用的分頁
  • 網頁開全螢幕
  • 如果你是Mac使用者,我強烈推薦你Muzzle,它可以暫時推播所有通知

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3.人是有「手癢效應」的

根據哥本哈根大學2011年的一項實驗證實,當你「看到某樣東西卻要假裝沒看到」時,其實印象會更加深刻。什麼意思呢?假設你現在正在打報告,但又好死不死的看到有人用Line密你,可是你又不能馬上回應,因此只能先擱置在一旁。

Guess what? 如果強迫自己忽略有人密你這件事,其實你會更在意,更想去回唷!就像是你看到有手機通知,就會很想要打開查看一樣,看到卻又要假裝沒看到,這就是手癢效應。

該怎麼去解決呢?其實很方法很簡單,上面也都提過了,如果你必須要一段期間內非常專注,不要用的分頁不要開,手機暫時不要放在身邊。手癢效應最好的解決方式,就是「不要看到」,該關的提醒都關掉,儘管幾小時沒有用手機,世界還是會繼續運轉的,放心。

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4.利用「宿醉效應」,避免影響工作心情

你有沒有過一種經驗是⋯很開心快要完成的某一項任務,突然被打斷,被迫去做其他的事情呢?

研究證實,當你「快要完成某件事,卻無法如期完成時」,人類會產生「宿醉效應」,你會一直去想著那個你快完成的事,接下來都無法認真在眼前的任務中。

我就是個常遇到宿醉效應的人,我喜歡工作一定要「告一個段落」,如果突然間被中斷,我就會覺得不痛不快;因此做著事情B,依舊會想著還沒完成的事情A,那這樣就當然會影響到我們的效能了。

如何解決呢?建議你將工作分成多個小段落,假設以「寫一篇文章」為例,其workflow可能為:

  • 決定主題
  • 寫出架構與列下綱要
  • 寫前言
  • 寫出各綱要的細節
  • 寫結語
  • 優化標題
  • 插入圖片
  • 優化SEO與關鍵字
  • 製作首頁顯圖
  • 檢查錯字、排程發佈

當你可以把你的工作切成這麼多個段落,你就會發現,寫完是需要這10個步驟的,那如果你真的有必須要停下手邊工作的情況,至少完成某一點,這樣你後續就會更好follow up,也能減少宿醉效應的情況唷。

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結語:工作效率其實與習慣有關

如果你是慣性沒效率,以上這些方法能夠幫助你改善其效果,但是如果一不小心,你很可能又會變回那個經常分心的自己,因此,找一張便利貼,寫下以下5個Reminder,貼在每天都看得到的地方:

 

  • 不要一心多用,一次只專注在一個頁面(或任務中)
  • 選擇讓你最舒適、最少干擾的環境工作,干擾物也都拿掉
  • 善用輔助工具來提升專注力、減少分心的機會
  • 用意志力抵抗想到什麼就做什麼的誘惑
  • 拒絕宿醉效應,拆解工作流程

 

專注與效率,是需要靠你自己有「高度警覺」知道自己在忙什麼?為什麼要忙?才能夠逐漸被鍛鍊出來的,如果你看到什麼就去忙什麼,你其實不太知道自己的目標到底是要走向哪,只是有待辦事項,就很想要把它打勾,但這些事不一定有讓你離目標或夢想更近。

所以,請你一定要「知道自己要忙什麼」,你只要知道了,並且一直把這些事放在心上,效率絕對會馬上提升的。

 

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