過去我曾經以亞太商務總監的身份，參加過大大小小的活動跟展會，辭職後創業，意外轉上專門專注在人工智慧的媒體，從與會者、到講者、再到主辦方，辦過大大小小不同的活動。對於平常從事行銷，卻沒有承辦過Event的人，可能不知道要怎麼開始，又或者，過去沒有參加過大型Event的人，可能也不知道該如何做事前的準備。

如果你被受邀去參加一個會議、活動，跟大家Networking，在事前我一定會做的幾項準備如下，通常用五個Ｗ加一個Goal來評估，先從了解主辦方跟會議內容：

1. 為什麼（why）？

這個會議到底為什麼辦？

而你又為什麼要去？

2. 誰（Who）？

主辦方的背景是？

去的人有誰？

位階職稱是什麼？

3. 如何做（How）？

過去有主辦過嗎？有的話，上次有多少人去？

4. 要做什麼（What）？

要達到怎麼樣的目標？

5. 在哪（Where）?

地點？Venue? 需要旅行或是住宿嗎？

6. 目標是（Goal）？

主辦方的目標是什麼？是希望大家來這裡學習，還是純粹想要多連結參加的群組？

還是以上皆是？而你個人的目標是什麼？是要認識更多公司是想要轉型換工作，或純粹個人興趣？

最後，可以看看主辦方和參與方的5W和Goal是否配得起來。

＃Tip: 大部分的人會忽略地點的重要性？例如交通方便與否，以及那個場地給參加者的感覺是什麼。但是有時候辦活動販售的是一個體驗，而非單純場內的活動內容跟講者。

今天要換你辦活動了，應該要哪一塊開始準備

專案管理的軟體：Trello跟Asana，通常可以有兩種運用方式，取決於活動大小。如果小的活動我通常會分成四個Board，準備（To do），正在進行（In process），評估（Evaluate），跟完成（Complete），把所有任務都分別寫成一個一個的卡附在版上，接著移動到適當的位置。如果有有細項就分別寫在相關的卡上，完成就打勾，整個卡的任務都完成，就可以移動到完成。如果中間有需要其他人評估，就移到評估。評估結束後再移動到完成。

如果是大的活動，我就會細分成不同的功能。接下來細分成七大項目訂立計畫

• Administration 行政（預估人數，地點，門票價錢？）
• Marketing 行銷（從關鍵字搜尋到社群媒體行銷，跟其他合作媒體）
• Logistics 物流 （交通，食物，飲料，酒精）
• Program（活動內容，時間表)
• Speaker講者（邀請）
• Sponsor贊助商（如果需要贊助商）
• After Event 要發送感謝函跟整理參會後的報告

＃Tip: 建議一定要做追蹤，所有的資料如果無法有合適的追蹤軟體，至少要嘗試用Google Sheet。

行銷：

• 關鍵字行銷，如果需要架分頁或是重新架網站，千萬不要忘了SEO的重要性，所以一定要至少放入關鍵字在網頁標題和內容裡。有互動的文章產出是多多益善，並且適度地放進關鍵字。

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• 社群媒體行銷：先清楚你的受眾是誰、了解他們使用習慣、再根據內容做搭配。（越多被自然傳播的內容也會得到更高的SEO分數）
• 內容行銷：Facebook、LINE仍然是做社群裡最重要的免費行銷工具之一
• 線上廣告投放：基本上現在有從Facebook Ads, Adwords, Linkedin Ads, 如果目標是公司非個人，Linkedin通常是首選。
• 一定要搭配社群媒體以及部落格文章，通常在歐美Twitter最常被用來推廣活動，所以建議用Hootsuite跟Buffer定時跟更新內容；在台灣則是Facebook。

最後，其實辦活動跟參加活動都需要經驗累積。大膽多方嘗試，不過最後記得一定要請與會者填寫問券，如果回應的機率不高，試著用一些激勵方式，鼓勵他們填寫回饋單。

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