當我們遇到工作上的問題時,總是忍不住抱怨個一兩句:「都是他的錯!」「老闆怎麼這麼不講理!」「客戶真的好難搞~」 這些惹人厭的負面情緒,其實會默默地影響到身邊的同事,一個接著一個,同事開始互相找對方抱怨,陷入惡性的循環。一起來看看,如何擺脫職場上的負面情緒,4個步驟陪你找回職場正能量!
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主管
「轉身離開~♫分手說不出來~♪」提離職為何總是那麼難?尤其當你受上司器重,但考量職涯發展,你必須追求更寬闊的天空。在腦海演練過千百次提離職的情況:老闆會如何慰留你、自己又該怎麼回應,種種人情壓力排山倒海… 此時,離職信的存在就非常重要了,它是你與老闆面談的媒介,建築你們溝通的橋樑;也是一種對自己的保障,避免口頭提出之後公司不認帳。到底離職信該怎麼寫才得體,哪些一定要提,哪些又不該說呢? 首先,離職應該幾天前提出?根據勞基法規定: 三個月到一年:前十天告知 一年到三年:前二十天告知 三年以上:前三十天告知
「新官上任三把火」,反而會火上加油
任何情境,信任優先。做法就如同我先前所提到的,與每位團隊成員有品質的一對一談話,了解問題,初步建立信任。如果是二、三線等中高階主管,我有個提醒,就是在團隊中找到「意見領袖」。不管團隊大小,你一定能找到其中1、2位最有話語權的員工,設法先得到他們的信任,讓團隊的意見領袖幫你,不要只是單打獨鬥。 若是因為團隊出現危機,需要你出面救火,那麼第一任務就是了解問題,解決問題。擔任救火隊的主管,多是因為深受高階主管信任指派,一開始很容易「新官上任三把火」。 然而,抱持這種態度,常常會火上加油,遭遇更多反彈。我認為,適當的做法是誠實地與員工分享你身為救火主管的憂慮,邀請同仁一起合作,並找到適當時機,展示你有能力和他們一起處理問題,減輕他們擔心的危機。 我舉兩個親身經驗,說明我的救火逆轉局面經驗。從不被看好,到讓團隊正向發展
第一,1999年,當時我從「產品服務處協理」調任「顧問暨技術服務處副總經理」。從職級就可以看出,我從技術服務接任新項目:顧問服務。先前我並沒有做過顧問,而且從協理升任副總,等於連跳兩級,組織還把我擺在原本該事業處的副總之上。 這些不是最大的困難,最難的在於,原本我的團隊約50人,多了顧問團隊約50∼60人後,等於膨脹一倍。而且當我一對一聊過後,十之七八的員工都坦言:我準備要離職。 團隊要崩解了,許多人等著看我笑話。當時出問題的團隊是因為碰到嚴重客訴、太浮濫接專案、浮報業績,已經是病入膏肓。別人都說我一個新來的,哪有什麼辦法解決?我無法用說的表示決心,但在我心中,既然來了,就是跟大家一起,奮力一搏。儘管有些員工是我原先認識的,但更多是外部聘請專做顧問的經理人。這些人態度多半很不屑、很不滿,對我充滿批判,只差沒說出:「你來有用嗎?」初上任的第一個月,我費盡功夫,每天開一對一會議,從早上7點,談到晚上11點。就連晚餐時光,我也與部門員工一起談。吃飯能緩解心理壓力,甚至有時候一談就是3、4個小時,或許有人會認為沒效率,但這就是我的風格。在一對一會議中,我首先針對員工擔心的事,減緩他們的憂慮。例如,對業績做了手腳,在外商,這是要砍頭(亦即解僱)的責任,但沒有員工敢捅出來。 我告訴他們:「你們不說,我來講。這些都是我的責任。」這件事只有我能做。我知道,我必須一到任就和公司說清楚。沒有勇氣說實話,絕不是解決問題的態度。儘管我不見得能馬上力挽狂瀾,但這是第一點,我為所有員工解除了心中最大的壓力。 當時有好多顧問服務的案子,簽約時貪圖成交的金額,我們根本無力執行,我決定壯士斷腕,帶著團隊跟客戶談解約、賠錢,求客戶放過我們。我心裡明白,新官上任的蜜月期,面子最不值錢。我得扛著,將問題及壓力減輕到團隊能夠負荷的水平,整個團隊才有翻轉的機會。 前幾個月,我努力放下身段跟每位員工學習。兩個月後,對顧問服務,我已是半個專家。這時候,批評吐槽的聲音少了,正向的對話開始多了起來。幸好,我在第一時間以坦率真誠的態度,留住關鍵人才,團隊才沒有傷筋動骨。 就這樣“One battle at a time”,問題一個個解決,專案一步步朝正向發展,顧問團隊的業務在半年後基本上恢復正常運轉。我接任一年後,團隊開始正向發展。隔年,金融顧問團隊還在全球大會獲頒「比爾.蓋茲董事長獎」(Chairman’s Award)。 ※本文摘自《高效經理人的管理備忘錄:18個實戰情境與解方,主管路上的必備素養》,天下雜誌出版※
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- 文/ Louis ,載自外商品牌經理提案的十個技巧(下)
提案的職場厚黑學-你該懂的善良心機
許多同行覺得很有即視感,認為「這不只是企劃提案,也是職場政治學」。的確,如果你的公司有10幾個單位,要從下往上提案,讓大老闆通過你的商業企劃,還真的要注意許多眉眉角角。這集我們會運用許多職場政治的觀點,討論提案前後,你該有的「善良心機」。技巧六、你知道錢在老闆的哪一個口袋嗎?老闆不知道,你就要告訴他
好的企劃老闆一定想做,但有時候手上真的沒有錢,所以你要幫他把錢弄出來。為什麼會沒有錢?比較有規模的公司,全年預算會被分配到10幾個不同的口袋,像是專案/部門/特別預算/財務部的救急金等。 老闆可能真的不知道哪一個口袋還有錢。但沒有錢想做也做不來。所以和財務部同事混熟一點,讓他告訴你哪裡可能有剩錢。如果別人剛好錢沒有花完,你的提案又很有潛力,說不定在老闆和對方的同意下,可以用一些部門資源交換,花別人的預算。你以為沒有錢了?或許問一問錢就出來了!提案前想想,錢要從哪裡來?以免提案通過了,最後沒錢做。技巧七、把意見哥拖下水,讓阻力變成助力
每間公司,可能都有一個意見哥。意見哥不是高層,但天生反應快,很會舉一反三,偶爾會有很好的見解,老闆也樂於聽他的意見。意見哥在會議中一直丟出許多意見,他並不是反對者,他提出好多支持和反對的意見。但很多臨時的想法不一定成熟,反而干擾討論的流暢度。 所以,我們的目標是讓意見哥更有建設性。你可以有下面做法。如果意見哥一定會參加會議,建議你想辦法指派一點工作給他;也可以事先去找他討論提案;又或者是問他想不想加入團隊;甚至可以和他開玩笑,如果他會議中又像上次一樣亂給意見,你會在會議上直接邀請他加入,一起執行他的創意。 在事前適當的互動下,他發言前會更認真的考慮可行性。讓意見哥變成建設性哥,不要只提意見,要有觀點或方案。此時就算他提的是反對觀點,對提案都會更有建設性。技巧八、千萬別先入為主,覺得別人不喜歡你的企劃,也別害怕在會議中被挑戰,比較實際的做法是先想好 PLAN B
作為一個提案人,本來就有義務接納別人的挑戰和意見。常有的狀況是,不喜歡別人的反對意見,或是覺得反對意見很蠢,表現在臉上,表現出一種不開放的態度。這很容易引起負面的感受,連帶影響到大家對企劃的信心。 態度上,建議不卑不亢更合適。但如果別人的反對意見真的很到位,企劃要調整,還是有幾條路可以走的。畢竟提案人最清楚企劃所需時間/人力/資源。如果你能現場粗略的講出變更企劃的成本與利益,大家就能更系統性的考慮要不要調整。下面是你可以提出的選項例子:- 你要增加多少時間,但品質可以維持不變。
- 你要增加多少錢/人力,就可以控制企劃不 DELAY。
- 老闆說時間/錢/人力都沒有,你還是可以建議縮小修改的程度,先聚焦核心問題的解決。
技巧九、發會議記錄,決定大家被指派的工作與完成時間
雖然常常是叫團隊中最菜的人發,但這也是個機會。我看過不少會議記錄寫很好的菜鳥,讓上層刮目相看。如果提案完有 Follow up 事項,那發會議記錄就更重要了。 會議記錄寫的重點在於「寫出決策、決策的支持理由、及後續要追蹤的進度與權責」;發記錄的另一個目的,是畫押大家的工作和指派任務,拿下發語權還有主導權。「如果有辦法當天發會議記錄更好」,就可以立刻請大家確認,趁大家記憶猶新,更能趨動後續行動。 如果有人想推掉工作,你也可以立刻發一封信和請示老闆,確認權責劃分。事情沒 Follow 完,提案會無法完成。用會議記錄推動大家快速行動,也可以掌握企劃的主導權。小提醒,有些公司放 Follow up 的人名時,要事先知會當事人,所以採用此方法也要考慮公司文化。技巧十、設計會議參與者,找對的人參加
一個超過10人的會議,如果動手者少,但動口者多,就會變政論節目,根本開不完。 以增加效率的角度,可以建議老闆適度減少參與人數。「你可以擬一個建議參與清單,好好控制參與人數,就能更好的管控提案會議的品質」。 注意,不是踢掉麻煩的人,而是為了要增加效率。這個觀念,是我工作的第一週就被教育的。你要明白提案決策的形成,誰是要角?老闆想參考誰的意見?應該要邀請誰參加,才會產生好的決策?可以從這些角度思考,要邀請誰參加會議。 當然,這個邀請清單,要通過大老闆的確認。不過要順利執行這個方法,通常要公司老闆也認同決策品質優先與效率優先的價值觀。我們用職場政治的角度,提出了5個成功提案的小技巧
技巧六、提案想落實?先想錢從哪裡來。 技巧七、提早和意見哥互動,讓他成為企劃的助力。 技巧八、提案不卑不亢,先想好 PLAN B ,管好優先順序與風險。 技巧九、發會議記錄,掌握 Follow up 的主導權,確保進度。 技巧十、設計會議參與者,邀請對的人參加,能決策變更好。 還沒看過系列第一篇請看:外商品牌經理Louis實戰經驗,「建立決策者信心」是關鍵! ※本文摘自medium,作者Louis※ 也推薦你看看: 《還好提案前有看到!4個思考秘訣,寫出必成企劃案》 《關鍵提案準備:如果你只有這麼一次Pitch的機會》 《團隊提案創意枯竭?戴上「六頂思考帽」,尋求不同觀點!》 一天一點靈感,獻給知性慵懶的妳!現在就來follow我們的IG:給妳更多美好提案! ... 閱讀更多
- 文/ Louis ,載自外商品牌經理提案的十個技巧(上) 我前公司P&G,大約50年前開始在公司內部推廣寫作,也就是One Page Memo Writing-經理人要「用1頁A4提出商業企劃」。筆者也受惠於這種訓練體系,在寫作中訓練自己的邏輯思考。考慮到坊間已有許多書教一頁A4提案術,今天就簡單分享筆者常用的「提案準備技巧」,未來再來談寫作的基礎架構。提案常常就是有完沒完,有些痛點就是反覆出現…老闆*想法一變再變,看不懂標準。推翻上次的結論,HOLD了老半天,最後又草草啟動。被不相關的人插話,討論歪掉。方案明明很好,但老闆不是行銷出身,他沒聽懂就決定喜不喜歡。老闆本來很喜歡,但CFO一提出某個關鍵潛在風險後,老闆反對了。老闆過去有類似失敗經驗,對某些行銷手法有偏見。 其實有許多技巧可以避免類似的狀況。這要回到提案與企劃的本質:提案要成功,好的企劃目標/邏輯/可行性都是必要的,甚至還要在過程中「不斷幫老闆建立信心」與「讓老闆和企劃有更多互動」。簡言之,要讓老闆享受其中,才會容易說YES! *本文的老闆指的是企業最高決策者。
技巧一、建立一個適當的Benchmark
在比較與分析的陳述中,建立出你與高層的共同的理解基礎,發展新企劃時,常常會和過去企劃比較,因為有以下好處:- 更容易設定目標與資源需求。
- 複製成功、避免失敗。從過去經驗掌握關鍵要素、改善要點,並避免潛在風險。
- 省時,時間就是金錢。
7-Eleven 2018年有2個可能適合當Benchmark的CITY CAFE集點活動,其實兩個都夠好了,活動機制、贈品數量、宣傳力道等都非常相似,資料也很充足,都是很好的Benchmark。但「瑪莎拉蒂」可能會更好一點, 因為TA設定都比較以男性消費者為主。 畢竟實際發生過的事,遠比假設靠譜太多了。在適當的比較基礎下,高層就可以從實例去理解相對抽象的新提案,對數字的假設因為有所依據,也會更有信心。此外,就算沒有過去案例也沒問題。如果有類似市場案例,只要數據假設得當,也很有參考性。
技巧二、設立目標時,如果資源狀況許可,要盡可能提出增長的假設,老闆會更有興趣
道理很好懂,因為老闆腦中永遠想的是業績成長。如果去年有類似的活動,今年就要想辦法提出能增長的假設。否則,太保守的提案,容易造成不夠積極的印象,高層會提出各種問題挑戰,質疑為何無法做到成長? 但就算提出了增長的假設,還要有明確的「佐證」,才有說服力。而「數據運算」就是這個過程中最重要的基礎了。另外,如果對企劃很有信心,甚至可以拿過去最成功的案例來比較。這個企圖心也會加強企業高層的關注度。
技巧三、用有張力的數據,撼動關鍵受眾,佐證你的觀點
如果決策高層對企劃沒有信心,就算數據再扎實能很難通過。所以,運用合適的方法創造信心,是非常關鍵的步驟。如果老闆顯然不買單,就算你的數據再合理,強硬的說服也不是良策,畢竟「佐證最核心的重點是信心的建立」。 練習:7-Eleven要做一檔CITY CAFE咖啡集點換贈品的活動。主題是復仇者聯盟,要如何證明「復仇者」會比「瑪莎拉蒂」更成功? 瑪莎拉蒂在10/24~11/20的活動期間,聲量與復仇者相近,剩下的時間,不到復仇者的一半。復仇者聯盟3的上映期間,聲量是瑪莎拉蒂的30多倍。
這2張圖,顯示出網路聲量的巨大差異。復仇者的聲量,是瑪莎拉蒂的2~30倍! 雖然聲量不能直接換成銷量,這驚人的數據,「足以引起高層對企劃的信心與興趣」,也會釋放他對決策失敗的擔心。我想,沒有人會懷疑復仇者有更優越的賣力。所以7-Eleven也把聲量優勢也反應在活動門檻上。6杯才能兌換,比去年活動+2杯。贈品數+1~2成,相信更多人會來換。
技巧四、你知道誰說話在老闆心中最有份量嗎?請會議前先搞定他
「通常老闆心中都有一兩個最信任的高階主管,決策前會想聽他們的意見」。所以如果想讓提案通過,最好事前先明白他們的態度與意見,才不易有意外。除了要事先與關鍵高階主管溝通。有時提案的屬性,也會決定你要事先影響的對象。 例:這個提案花很多錢,財務長的意見就會很重要;提案需要很多業務人力,請先找業務總監聊聊;如果甚至要找新員工或是人力派遣,不妨先和人力資源的人打個招呼吧。技巧五、用老闆的大局觀開場
告訴他你提的企劃會如何支持企業的目標與策略重點,每個企業都有自己的商業模式與年度策略。老闆心中都會有一些「近期」或「本年度」要改善的關鍵主題,例:帶動新客/增加訪客/提高會員回購率/改善結單率/提升購買金額/改善毛利/轉移投資重點/降低成本費用/流化內部流程/精簡人力不浪費/外包非核心業務等。總之,提案時,盡量要和老闆心中的目標對齊,跟著公司的策略走,告訴他你的提案能夠在某些程度上,滿足他目前心中最重要的優先策略,就更容易讓他放心。
總結上面提出的5個提案小技巧
- 找出適當的Benchmark,建立共同認知的基礎。
- 企劃案的業績目標有企圖心,老闆就會感興趣。
- 用有張力的數據撼動受眾,增加關鍵人物的信心。
- 提早與企業內的關鍵2號人物討論,為提案成功舖路。
- 企劃目標一定要緊扣大局,老闆會更放心。
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- Jennifer 唐心慧,深耕廣告業二十年,現任台灣電通集團 CEO,當今的亮眼成就都是從基層小 AE 一步步做起。如果你即將晉升管理職,想學習帶人的眉角與心法;或者對廣告業有興趣,想一窺傳播產業的挫折與挑戰,希望這篇專訪能帶給你滿滿收穫!
當上主管,只有第一天很開心
喜歡傳播產業不斷創新、向前走的快步調,Jennifer 一踏入廣告業就再也沒有離開過;從基層小 AE 一步步向上爬,晉升管理職。然而,當主管的快樂只維持了一天:「誰不喜歡當主管?但後來覺得,帶人好像沒有真的比較好。」她深深體會,成為主管不再是「一人吃,一人飽」。以前自己若有好的表現,就能獲得直接的讚賞;帶了團隊以後,做出好成果,功勞要歸給團隊,但如果發生錯誤,好的上級就得跳出來承擔責任。經歷多次擔任管理職的磨練,Jennifer 坦言她也是在一次沮喪的經驗中,才明白怎麼當一位「好主管」。當時的她全心全意地栽培團隊,然而客戶都只認 Jennifer ,成員因此覺得,在 Jennifer 底下工作難以被看見,就此決定離職。在此之後,她更懂得讓出舞台,讓團隊有位置能夠發揮;除了發展各自的專長,也能相互支援、做彼此的後盾,是成為「一位好主管」的關鍵轉捩點。 Jennifer 也分享了“ Leadership ”的兩個層次:「管理」和「領導」。 「管理是和團隊一起完成任務;而領導不是帶著下屬做事,而是開創、佈局未來,同時啟發團隊成員,讓大家擁有不同角色,卻能相互合作。因此階層越高,視野要越廣,帶領團隊往公司願景前進的同時,也要讓成員相互理解、產生共鳴。」看到團隊跟自己一起成長、發現「打群架」比單打獨鬥來得好,就會逐漸產生成就感。 從「管理」走到「領導」,從 Jennifer 的分享,看見了領導者眼中的寬闊,以及更遠方的願景。
從主管視角出發,喜歡怎麼樣的夥伴?
帶人無數,團隊除了信念一致,價值觀相似也很重要,以下是 Jennifer 重視的成員特質:- 對產業要有熱情
- 「專業」至上
- 願意傾聽,而且要理解
- 正直,且真誠待人
給想成為廣告人的你
廣告人擁有深刻的洞察力,同時創造無限可能!如果你也嚮往踏入廣告業, Jennifer 從專業出發,點出四種關鍵能力: 一、創造力: 「創意」是廣告的核心,因此要喜歡發想、對創造有熱情,願意持續挖掘解答。 二、對工作內容有興趣: 廣告的目標多是「建立品牌影響力」、「促進客戶生意」,如同 Jennifer 重視「對產業有熱情」的成員特質,先瞭解工作目標、確認自己有興趣了,再踏入這個行業。 三、願意跟人共創、合作: Jennifer 認為,廣告業是打群體戰的行業,需要大量與人討論、共創,需要喜歡和人交流、合作的人才。 四、喜歡說故事: 「故事」是為了將產品包裝,讓消費者產生共鳴、興趣,是廣告接觸人群的不可或缺。 深耕廣告業二十年,從基層、管理再到集團 CEO的視角轉換,面對瞬息萬變的傳播產業, Jennifer 分享她觀察的未來趨勢: 「廣告業以往只需要專精領域知識(例:媒體、廣告、數位行銷),但未來需要整合的人才,對垂直領域皆有涉獵,能清楚知道彼此在做什麼。」此外,隨著科學發展,已經不只是做單向媒體、數據,也更加依賴科技與數據,是證據行銷的時代。 然而,即使產業發展、有所轉變,創造的 Insight 仍出自於對人的洞察,需要人的創意:「這是廣告業很 sexy 的部分。」 Jennifer 說。光鮮亮麗與無盡加班背後,持續前進的動力
激發創意的反面,常常是無盡的心累與疲憊。每個成功案例的的背後,更多的是腦力激盪好幾天的提案,客戶卻不買單。這種窘境在廣告公司屢見不鮮,也是 Jennifer 剛進廣告業時,印象深刻的挫折經驗。然而她逐漸明白,自己在工作中扮演的角色是 ” solution provide ” ,面對甲、乙方不同的理解和看法,她只要盡力、夠專業就好。現在的 Jennifer ,更願意尊重客戶選擇,一起創造成功。 從基層 AE 一路做到 CEO,要經過很多努力,但 Jennifer 坦言,使她前進的不是:「我要做到某某職位!」的目標感,而是想不斷往前、看新的風景的驅動力。她不知道前方的目標是什麼,卻也不會因此被天花板侷限。也許就是這樣的信念,使 Jennifer 在不斷尋求解答、創新創意的廣告業中,仍能站穩腳步。 「碰到挑戰,就迎面而戰。」 Jennifer 鼓勵讀者,別人的評斷不是絕對,無論如何都要回到自身、對自己真誠;同時也要持續優化自己,成為更堅強、更好的人。「如果你不敢輸,就沒有機會贏。」 出自 Jennifer 的新書《人生有所謂,決斷無所畏》,只要保持正念、有勇氣地過每一天,面前的挑戰終究能夠解決。 「我們無法選擇出生的時代,但可以選擇用什麼態度過生活。」Jennifer 用決斷力給了我們持續努力的勇氣,無論你現在處在什麼階段,當你認定這是你要的,Just do it。 想聽更多 專訪唐心慧的精彩內容,收聽我們的Podcast >>最近工作還好嗎 EP.40 告別糾結人生的勇氣法則,訓練你的決斷力 (Android用戶請點我,IOS用戶請點我) ► 本集精彩段落◀︎ 💬 03:43 說服力如何培養? 💬 09:47 如何挑選價值觀相近的夥伴? 💬 14:30 管理和領導的不同 💬 17:45 真誠的意義 💬 28:04 行銷的未來需要怎樣的人才 💬 32:47 訓練決斷力告別糾結*收聽更多精彩內容:Apple podcast / Spotify / SoundOn / Firstory / KKbox* 一天一點靈感,獻給知性慵懶的妳!現在就來follow我們的IG:
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- 進入公司一段時間,你漸漸在工作中做出不錯的成績、被老闆看見,從小菜鳥晉升主管職!工作不再只是「把事情做好」,而是要「帶著別人把事情做好」。面對全新的挑戰,感到緊張、不知所措都是正常的!別擔心,做好以下這五件事情,會讓你的帶人之路更順利。
1.觀察和聆聽:
你叫得出團隊所有人員的名字嗎?是否了解他們的性格?在團隊正式開始運作前,你可以與下屬個別聊聊,聆聽他們的需求與期待;也藉此讓團隊更認識你——不是高高在上、冷冰冰的上位者,而是為相同目標一起努力的夥伴。2.適時授權與放手:
做為團隊領導者,你能帶領大家制定季度、年度的KPI,並將工作分配給下屬。當工作分派後,請相信你的團隊,他們可以做到且做好!相信團隊的創造力與能力、適時放手,最終的結果一定會超乎你原本的期待!3.觀察環境動態的意識:
許多公司都有開周會的慣例,將大家聚集在一塊,除了關注進度與成效,了解團隊氣氛、工作走向也很重要!也許能從大家習慣的座位、溝通討論的表情或口吻看出端倪。當團隊感情出現裂痕,甚至有猜忌、爭執,誰還能把心思放在工作上?4.責任感:
當帶領的團隊出現問題,身為主管,你需要勇敢站出來、主動承擔!別害怕承認自己犯錯,當團隊看到你願意認錯、擔起責任,就會帶來新的氣象:員工更誠實,願意發表意見、承認錯誤。5.發揮影響力:
當你積極帶領團隊,帶著大家一起進步,這些用心、用意一定會帶來某些不同:也許你會在生日時,收到團隊為你準備的小禮物;或者某位同事會默默被你的積極態度鼓舞、更加努力,你投入的努力會被看見,並且帶來改變。這想必是你接下主管職時,期待看見的一件事! ※本文轉譯自CNBC, 原文請點此※ 也推薦你看看: 《學會用這8種方式做決策,新手主管不再有壓力!》 《剛剛好的領導美學:小主管,把自己想成「控球後衛」吧!》 《專訪Rene│主管都要有的覺悟!領導的前提,是做好「個人情商管理」》 一天一點靈感,獻給知性慵懶的妳!現在就來follow我們的IG:給妳更多美好提案!... 閱讀更多