工作時，你是否會受訊息打擾而分心，導致效率不彰？亦或是待處理的工作堆積如山，提不起勁，不知道從哪裡開始？試試以下幾點，既能節省時間，也能幫助你專心在接下來要進行的事情上。
1. 先花時間分類工作，再依照輕重緩急著手完成
先別直接埋頭苦幹！
很可能有過這樣惱人的時刻：完成某項工作後，發現實際上它對你而言是無意義的。不禁懷疑自己怎麼浪費時間做這項工作？這裡推薦一個工具：艾森豪矩陣(Eisenhower Decision Matrix)。能夠幫助你將寶貴的時間花在刀口上，將工作排列出優先順序。
「艾森豪矩陣」是一個2乘2的正方形矩陣，橫軸有緊急和不緊急2種可能，縱軸有重要和不重要2種可能，共有4種組合，將工作一一歸類進分類之中，決定處理的優先次序。
以下是4個類別的處理方式：
- 緊急且重要：一句話：「趕快去做就對了！」
- 緊急但不重要：這個區塊的工作較前者不緊急，但需要安排時間去做
- 不緊急但重要：將工作委派(Delegate)給其他更適合處理的同事。
- 不緊急且不重要：優先次序擺最後，這格提醒你這些事情沒完成，有空才去做。
這樣做可以幫助你專注在最具有影響力的工作上，分類工作的過程中，下一個該著手處理的目標也漸漸明瞭。分類後也馬上知道該處理緊急且重要的工作。
2. 分批處理(Batching)工作
分批處理是提高生產力的秘密武器，將相同類型的工作集中在長時間處理，可以提高工作效率，比方說，集中在兩天內進行網站的關鍵字調查以及決定部落格文章的大綱，避免每天讓思緒在腦中無限發散，使人感到焦慮。
然而，分批處理需要事前計畫好該處理哪些工作，但這可以節省你之後工作時間，也能確保無須切換工作模式。進行分批處理時，可以搭配番茄鐘工作法，切割出固定長度的時間專心工作與休息，聚焦在準備要進行的任務上，準備好計時器就可以跟著以下步驟：
- 將計時器設定25分鐘，然後開始工作
- 計時器響起時，短暫休息5分鐘
- 以25+5分鐘為一個單位，重複4次
- 進行較長的休息，休息25-30分鐘
3. 深度工作
有些工作是與同事聊天的吵雜環境下可以完成，而有些則需要高度集中精神才能順利完成，前者屬於淺層工作(shallow work)，比方說例行收發E-mail，後者屬於「深度工作(deep work)，例如開發新產品。」。
HelpDocs客戶教育主管Matt Bradford-Aunger指出：「當談論分心時，區分淺層工作與深度工作很重要。」在淺層工作中，可能不需要非常集中的注意力，若是開發新產品等深度工作，分心和切換工作模式對於完成工作是非常大的阻礙。想要嘗試深層工作法，先花10分鐘瀏覽待辦事項清單，將活動分類，接著就可以安排在具有高效率的時段完成深度工作。
最後，與團隊成員討論，將自己最有工作效率的時間設定為深度工作的時段，請他們不要在深度工作的時間打擾你。讓成員們了解情況，也能尊重你的選擇。此時，你可以戴上耳機，讓自己進入狀態，專心在需要處理的工作上。
想進一步知道怎麼養成深度工作力嗎？可以點進下面這篇文章看看！
《還不知道「深度工作力」就太遜了～五步驟養成21世紀人才必備力！》
4. 使用SMART原則設定可行性高的目標
當擁有可以實現的目標時，集中精力會容易得多，那要怎麼設定目標呢？可以使用SMART原則來設定目標。SMART原則分別是具體的（Specific）、可量化的（Measurable）、可達成的（Achievable）、現實的（Realistic）、有期限的（Time-related）。
目標除了可以集中注意力之外，還有以下幾個優點：
- 目標觸發行為
- 目標引導注意力
- 目標能讓你保持動力
- 目標可以促進自我控制
關於SMART原則，才女們可以參考之前的文章，裡面有更詳盡的內容。
《SMART原則怎麼應用？超強大目標管理法，助你達成所有目標》
以上建議與推薦工具，希望能夠幫助才女們在上班期間高效率完成工作，擁有更多下班的時光可以自由運用與豐富生活！
＊本文轉譯自FrontPage，原文請點此＊
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