工作時,你是否會受訊息打擾而分心,導致效率不彰?亦或是待處理的工作堆積如山,提不起勁,不知道從哪裡開始?試試以下幾點,既能節省時間,也能幫助你專心在接下來要進行的事情上。

 

1. 先花時間分類工作,再依照輕重緩急著手完成

先別直接埋頭苦幹!

很可能有過這樣惱人的時刻:完成某項工作後,發現實際上它對你而言是無意義的。不禁懷疑自己怎麼浪費時間做這項工作?這裡推薦一個工具:艾森豪矩陣(Eisenhower Decision Matrix)。能夠幫助你將寶貴的時間花在刀口上,將工作排列出優先順序。 

「艾森豪矩陣」是一個2乘2的正方形矩陣,橫軸有緊急和不緊急2種可能,縱軸有重要和不重要2種可能,共有4種組合,將工作一一歸類進分類之中,決定處理的優先次序。

 以下是4個類別的處理方式:

  •  緊急且重要:一句話:「趕快去做就對了!」
  •  緊急但不重要:這個區塊的工作較前者不緊急,但需要安排時間去做
  •  不緊急但重要:將工作委派(Delegate)給其他更適合處理的同事。
  •  不緊急且不重要:優先次序擺最後,這格提醒你這些事情沒完成,有空才去做。

4 ways to focus(5)

這樣做可以幫助你專注在最具有影響力的工作上,分類工作的過程中,下一個該著手處理的目標也漸漸明瞭。分類後也馬上知道該處理緊急且重要的工作。

 

2. 分批處理(Batching)工作

分批處理是提高生產力的秘密武器,將相同類型的工作集中在長時間處理,可以提高工作效率,比方說,集中在兩天內進行網站的關鍵字調查以及決定部落格文章的大綱,避免每天讓思緒在腦中無限發散,使人感到焦慮。

然而,分批處理需要事前計畫好該處理哪些工作,但這可以節省你之後工作時間,也能確保無須切換工作模式。進行分批處理時,可以搭配番茄鐘工作法,切割出固定長度的時間專心工作與休息,聚焦在準備要進行的任務上,準備好計時器就可以跟著以下步驟:

  • 將計時器設定25分鐘,然後開始工作
  • 計時器響起時,短暫休息5分鐘
  • 以25+5分鐘為一個單位,重複4次
  • 進行較長的休息,休息25-30分鐘

4 ways of focus (3)

3. 深度工作

有些工作是與同事聊天的吵雜環境下可以完成,而有些則需要高度集中精神才能順利完成,前者屬於淺層工作(shallow work),比方說例行收發E-mail,後者屬於「深度工作(deep work),例如開發新產品。」。 

HelpDocs客戶教育主管Matt Bradford-Aunger指出:「當談論分心時,區分淺層工作與深度工作很重要。」在淺層工作中,可能不需要非常集中的注意力,若是開發新產品等深度工作,分心和切換工作模式對於完成工作是非常大的阻礙。想要嘗試深層工作法,先花10分鐘瀏覽待辦事項清單,將活動分類,接著就可以安排在具有高效率的時段完成深度工作。

最後,與團隊成員討論,將自己最有工作效率的時間設定為深度工作的時段,請他們不要在深度工作的時間打擾你。讓成員們了解情況,也能尊重你的選擇。此時,你可以戴上耳機,讓自己進入狀態,專心在需要處理的工作上。 

想進一步知道怎麼養成深度工作力嗎?可以點進下面這篇文章看看!

《還不知道「深度工作力」就太遜了~五步驟養成21世紀人才必備力!》

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4. 使用SMART原則設定可行性高的目標

當擁有可以實現的目標時,集中精力會容易得多,那要怎麼設定目標呢?可以使用SMART原則來設定目標。SMART原則分別是具體的(Specific)、可量化的(Measurable)、可達成的(Achievable)、現實的(Realistic)、有期限的(Time-related)。 

目標除了可以集中注意力之外,還有以下幾個優點: 

  • 目標觸發行為 
  • 目標引導注意力
  • 目標能讓你保持動力 
  • 目標可以促進自我控制

關於SMART原則,才女們可以參考之前的文章,裡面有更詳盡的內容。

《SMART原則怎麼應用?超強大目標管理法,助你達成所有目標》

 

以上建議與推薦工具,希望能夠幫助才女們在上班期間高效率完成工作,擁有更多下班的時光可以自由運用與豐富生活!

*本文轉譯自FrontPage,原文請點此

 

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