你是否曾經在會議前發給同事們 E-mail，卻沒人懂你想傳達的內容？或者寫了一份提案，但必須在每個人閱讀後再重新口頭解釋，有種做白工的感覺？想說的話，卻沒人聽懂…
為什麼寫作技巧很重要？
每一天我們都需要透過文字與他人進行交流，像是 Line、E-mail、Slack。處於防疫期間，越來越多的公司採取遠端工作的模式，面對面的互動越來越少，透過文字的互動越來越多。無論從事什麼工作，強大的書面溝通能力都是老闆希望員工擁有的能力。
如果你從事像行銷、文案、編輯等等工作，寫作技巧對你的工作有多重要，毋需多言。然而，即使你不從事以上這些工作，「寫作」仍然是職場上不可缺少的關鍵技能。優秀的寫作能力讓你在與他人交流的過程中，使對方容易理解你想傳達的內容，並且採取行動執行交代他們的任務，無需太多會議，減少溝通成本。
某些情況下，E-mail 的往來是客戶對於你公司的第一印象。假設你是一位客戶經理，透過 E-mail 或 LinkedIn 吸引潛在客戶，則針對關鍵客戶精心撰寫的銷售推銷，將會增加你的信譽並幫助你找到新客戶。 因此大多數專業人員都必須具備寫商務電子郵件的技能。
與面對面交流相反，寫作產出的內容跨越時空限制，在任何時候都是他人可參考精華內容。將團隊的工作流程與注意事項整理成 SOP，將來擴編需要訓練新進同事時，在沒有時間向他解釋全部程序的情況下，這份 SOP 會特別有用，能幫助他更快上手。
提升寫作技巧的 6 個技巧
那麼該如何提高寫作技巧，寫出更好的文章呢？這裡提供一些實用的方法與建議。
1.閱讀和研究你想提升的寫作類型
「大量閱讀」是提升寫作技巧的最好方式之一。閱讀和寫作是輸入 (input) 與輸出 (output) 的過程，在日常中累積大量的 input ，才可能產出豐富的內容。平時在閱讀時，注意有哪些文字會「引起」你的共鳴，研究該作者的用字遣詞、語氣，他用什麼方法寫的？語調是對話性的還是嚴肅的？作者使用的句式是短句、長句，還是兩者混合使用。
任何類型的閱讀都可以幫助你提升寫作技巧，但專注於想要改進的相同類型的寫作會更有幫助。
2.注意你的TA是誰？
想要透過寫作進行良好的交流，重要的是先了解「誰」可能會讀這篇文章，也就是你的TA ( target audience ) 是誰？
定義好 TA 的模樣，幫助你在寫作中選擇他們可以接受的語言、語氣，讓他們更能理解你的內容。如果 TA 與你同行，文章中就可以盡情使用專業術語，但如果 TA 是完全處於新收新知的角度，就要減少使用專業術語，多加解釋，幫助他們了解內容。
同時也根據你的 TA 選擇，決定文章的長度，他們習慣讀長文嗎？或者是短文？需不需要在文章中插入大量圖片？這些可以納入考量。
3.先確定大綱
如果你有許多要點要寫，但不知道要如何排列順序或組合，「撰寫大綱」可以幫助你釐清想法。特別當你要撰寫長篇文章時，大綱會讓你寫作更順暢。你可以將大綱分為幾個小節，寫作中不斷反問自己每個小節的寫作目的，為什麼要寫這部分？讀完這小節後，為讀者解答了什麼問題？檢查各部分的順序安排是否合理，是否具備邏輯，反覆思考，讓你在寫作過程中更能聚焦文章的主旨，也會更容易捨棄掉與主旨無關的內容。
4.寫作的基本準則
請牢記以下兩小點，使你撰寫的內容都更易於閱讀和理解：
精煉用詞
在文章中準確說明，減少使用「諸如此類」、「等等」之類的模糊詞。查看使用的副詞、形容詞，思考是否有個更強，更具體的名詞或動詞能取而代之。「看起來」、「好像」會削弱你的文章力度，使讀者讀起來認為你不太自信。這些調整能使你想傳達的內容更為擊中人心。
引導讀者理解每個觀點
如果你在最後一段中談論了上一個要點，然後缺乏過渡地直接描述下一個要點，那麼讀者可能會感到十分困惑。對於每一個新觀點，確保讀者明白為什麼要提出它，以及它與整個主題的關聯性。
5.獲得他人回饋
讓你信任的人讀你寫的東西，請他提出想法與建議。如果想要提高自己的寫作技巧，獲取他人的意見回饋是非常有幫助的。人有盲點，你可能沒意識到經常使用錯誤的字詞，或者認為寫作清晰明確，但讀者讀後認為缺少關鍵前後文。當你獲得回饋時，即可發現這些問題並加以改善。
根據你希望從事的寫作類型，你也許還可以加入一個寫作小組或社區，人們可以在此交流並互相學習。
6.校對
不管你在寫什麼，最後重複檢查文章中是否有錯別字或邏輯上的錯誤，可以為你省去很多麻煩。如果可能，請大聲朗讀你寫的內容，有時候在螢幕上看起來正常，但是當念出它們時，你會意識到用詞的不對勁。另外也可以印出作品並在紙上更正，用不同方式查看作品，會更容易發現錯誤。
寫作技巧不只需要文筆，重要的是你必須非常了解所撰寫的主題，提煉重點讓讀者理解，而強大的寫作技巧在許多場合中都非常受用！不妨試試以上 6 個方法，提升自己的寫作技巧吧！
＊原文轉譯自the muse，原文請點此＊
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