8 個方法破除職場溝通障礙,工作更加游刃有餘!

by 亮禎 黃

工作中或多或少需要與他人溝通,因此溝通能力被視為是職場重要技能之一,強大的溝通者容易被大家認可,被視為能力好的人才,在他們的職涯中也較容易獲得晉升的機會。

你是不是想要成為這樣的人才呢?想提升你的溝通技巧並成為一名優秀的溝通者嗎?以下有 8 個方法,看看成功的溝通者都是怎麼做的,這些提醒也能幫助你成為下一位出色的溝通者。 

 

1.建立同事信任

「為了成功的溝通,首先建立良好關係。」 

溝通者會很看重同事之間的情誼,與同事建立良好關係是溝通的第一步。像是簡單的對話互動,踏進辦公室對他們說聲:「早安!」;關心對方:「今天過得怎麼樣?」都是拉近距離的好方法。

要成為好的溝通者,只是傾聽對方意見是不夠的,如果他們不信任你,就不會敞開心胸分享真實的想法,你聽到的也只是表層的內容而已。「信任」得從日常生活中一點一滴累積而成,平時關係的經營是重要的。當溝通者表現出正直和值得信賴的特質時,他們會進一步建立自己的溝通能力。

  

2.豐富的專業知識

偉大的溝通者擁有豐富的專業知識、洞察力,以獲得其他人的尊重。如果大眾都不相信或質疑溝通者的專業,那根本沒有人會花時間傾聽他的內容,必須贏得大家的信任且尊重他擁有的專業知識,使人明白這些內容是有價值的,才有可能花時間與他交流。

 

3.專注了解、多聽少說

聽別人說話時,溝通者會提出問題詢問對方,並確保他徹底理解正在交流的內容與重點,將注意力維持集中在傾聽和理解上。

如果你嘗試此訣竅時,發現自己腦中出現聲音,好想反駁對方,甚至是與他爭辯的話,表示你已經沒有專注於徹底理解他正在說的內容,停止傾聽了,發現這狀況時,建議試著將重點放回傾聽對方的想法上。

了解他人以及他們的需要是溝通的一項關鍵技能。而如果自己說的時間佔太多的話,就無法真正聽到對方的需求,因此溝通者需要「多聽少說」。

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4.確認對方所講內容

對話過程中適時整理對方所講大意,並且詢問:「以上這些就是我剛剛聽到你說的,我有沒有理解錯誤呢?」一次次的反問,都是反覆確認自己的理解並確保雙方認知一致,溝通更流暢,避免錯誤的理解導致未來冗長的解釋。

 

5.注意非語言信號

非語言交流在任何互動中都是強有力的聲音,透露出內心的波動,像是聲音的音調、肢體語言和面部表情都是可以讀出弦外之音。

工作中年輕一代可能沒有意識到與「當面」交談的重要性,溝通者知道在通過線上溝通,像是 E-mail 、電話或短信溝通時會丟失這些信號,如果想要更豐富深入的討論和交流時,溝通者會傾向多與同事當面對話。

 

6.使用第一人稱發言

優秀的溝通者會為自己的情緒反應負責。

使用「我」開頭,表明自己的立場,知道「我」該對此事負責。看看下面兩種說法,哪一個比較好呢?說法一是「你搞砸了早上與客戶的互動,我認為需要改進」,說法二是「我因為某原因看到你早上與那個客戶互動的情形,我認為需要改進……」相較之下,後者更為有效與誠實,第一人稱敘述信息是強而有力的。

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7.批評前先等24小時

準備說任何批評或有爭議的事情前,先等待 24 小時,經過時過後如果還仍然想說再說。「溝通前暫停」是一項被低估的技能,逼迫溝通者重新思考究竟是不是該發言,是不是一定要發言?畢竟錯誤的發言會降低大眾對他的信任感,小心發言為妙。

 

8.樂於接受新想法

聽到新想法後,溝通者不會立即拒絕新的想法,而是會停下來思考其可能性,試著去了解。樂於接受新想法的思維也有助於減少偏見,和不同人創造對話,避免預設立場的情形發生。

 

記得以上 8 個方法,相信你也可以是優秀的溝通者,發揮你的溝通能力,凝聚團隊,讓工作進行能夠更順利,也讓更多人看到你的能力!

 

*本文轉譯自Balance Career,原文請點此

 

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