辦公室裡的每日「浪費」-抓重點溝通法,時間運用多一倍

by Yuhan
辦公室裡的重點溝通法

辦公室大哉問!以下情況劇你有沒有碰過呢?

「多人團隊時總是沒效率,覺得時間都花在溝通上卻還是沒有達成真正的共識。」

「和下屬交辦事項,對方表示『我瞭解了』,但後來發現其實只是一知半解⋯」

「完成主管的任務卻被主管退回表示:『這不是我要的!』」

擁有良好的溝通技巧,在職場應對和人際關係處理上都很有用,相信多少能讓你在往成功的一路上更順利一些!想要提高效率,讓溝通順暢,就讓我們來看看以下九大重點,協助才女們在溝通傳播上更進階!

讓資訊完整呈現

好的領導者明白給出的資訊如果不完整容易造成誤解,對於可公開(非機密)的資訊,他們會完整呈現給他人,表達清晰明確。當需要傳遞訊息時,確保資訊完整不零碎,避免造成誤解,節省溝通成本。

 

不高壓監控

好的溝通應該是不緊迫盯人、不窮追猛打監控他人每個執行細節,並且給予足夠的信任:相信他人可以做好。給予別人足夠的空間、加上適時的支持與鼓勵,讓被交辦者可以踏出舒適圈去達成目標。

 

不浪費時間

時間就是金錢,不浪費彼此的時間--明白時間的寶貴,舉行高效率的會議!不因小事召開會議,而且在開會前讓與會者清楚知道議程及開會的目的,每個人的時間都相當寶貴。

 

負責任

我們知道我們並不完美,但我們會自我要求而不是等別人發現我們的缺失,即使發生問題,別人指出我們的缺失也不會加以掩藏,而是勇敢承認錯誤並道歉

 

給予他人回饋

當對方達到目標時,好的溝通者不吝於在公開或私人場合讚美對方。讚美具有重要意義,可以使他人感到努力是值得的。

 

做一個良好的傾聽者

好的溝通者通常也是個很好的傾聽者,精進聆聽技巧,不會在他人說話時走神,而且專注於理解對方話語背後的含義,並思考他們下一步會說什麼,甚至背後沒說出口的原因。

做一個良好的傾聽者

 

發問

在溝通的過程中適時地發問問題,不僅能幫助釐清對話的重點,也能把已經談話發散或流水帳的對方拉回焦點核心,比較能避免溝通完後,仍然沒有得到答案的窘境。而我們不是萬能全知,面對不熟悉的領域要積極詢問專家,並用問題使我們更深入了解,畢竟沒有人能完全知道你心中特定的疑惑是什麼。

 

不一味的爭贏

不一味堅持己見,也不濫用高位去迫使他人同意自己的想法,而是幫助他人從中學習。

 

理解這次溝通的需求與原因

清楚了解此次溝通的目的和原因,預先設想可能會遇到的問題和障礙,例如文化差異,性別、年齡等等,事先問問自己想要的溝通結果,和你想留下的印象。

總結以上的重點,溝通前做好準備明白這次溝通的需求與原因,掌握時間效率進程,過程中確保讓資訊完整呈現;溝通時做一個良好的傾聽者並發問,不一味的爭贏;溝通後不高壓監控執行程度,並適度給予他人回饋。

溝通這門藝術學無止盡,注意這些要點可以使我們在溝通傳播時,和諧又迅速地達成有效的談話!

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參考來源:

10 Ways Successful People Communicate With Others

7 Ways Highly Successful People Communicate With Others

Good Communication Skills – Key to Any Success

 


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