重點其實不在你有多少時間!?科技業大PM的時間管理術

by Stacy Huang

上個月底在「Design Thinking」的活動中與讀者們見面,許多人聽到姊身為科技業的PM主管,還能在下班後採訪寫作,感到十分驚訝,紛紛詢問史黛西是如何管理時間?說來其實就是「勞碌命」三個字,除了必要的休息放空,行事曆如果沒有滿滿滿,心中就會默默空空空……

除了個性使然,善用時間該怎麼落實在每天的生活中?之前看過一本書《就是因為沒時間,才什麼都能辦到!》,作者吉田穗波是日本婦產科醫生,三個孩子的媽,在工作家庭兩頭燒的情況下,還能出國進修,準備半年就申請進入哈佛大學,與丈夫及三個幼兒舉家赴波士頓,兩年順利取得碩士,更厲害的是,她在留學生涯後期懷了第四胎。回國後在名古屋大學進一步拿到博士學位,現在擔任日本國立保健醫療科學院主任研究官,同時生了第五個娃!

這本書姊看了簡直熱血沸騰,深深認同穗波醫師引用《死時誰為你哭泣》作者、全美領導學與自我超越領域的首席權威羅賓.夏瑪(Robin Sharma)的一句話「不是因為某件事很難,你才不想做,而是因為你不想做,讓這件事變得很難!」推薦積極上進的職場才女們,都可以翻閱這本書。

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史黛西沒有穗波醫師這般神勇,但提供幾項可以立刻實踐的時間管理方法,讓才女們在忙碌的生活中,仍不放棄追求夢想:

 

1.早睡早起

說起來像老生常談,但天光微亮時真是頭腦最清楚、做事最有效率的時刻。姊通常五點左右起床寫稿,專注力大爆發時一小時可以完成兩千字稿子。不需要趕稿的時候我會閱讀中英文新聞,BBC、CNN等,除非有特別重要的會議要事先準備投影片講稿,我通常不會用清晨時間工作,覺得一天絕大部份的時間獻身給工作,會特別留一段空檔給自己。

早起的另一個面向就是早睡,晚上最晚不超過11點入睡,為了隔天一整天的戰鬥力,附帶減肥美容養生各種好處,犧牲一點夜生活真的是值得的呀。

 

2.身心靈兼顧

工作娛樂之外,運動時間管理重要的項目,良好的健康與充沛的體力絕對是成就理想的基石。史黛西服務的公司配備員工健身中心,這對下班後需要時時操煩家務的職場媽媽而言,真是不可多得的福利,通常我會利用中午時間運動一小時,拳擊有氧、瑜珈,或使用跑步機等健身器材,一周至少三次。姊學生時代品學兼優但號稱運動白癡,活了一把年紀至今仍然多曬點太陽就過敏起疹子,但自從十八歲踏進健身房後,一直維持一周運動三天的頻率,因此能輕鬆維持體態,在時時如陀螺般轉個不停的PM工作中抒發壓力,並培養了應付忙碌生活的好體力,好處多多。

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外在身體鍛鍊之外,內在心靈滿足也很重要,姊是資深文青讀小說不輟,閱讀文學作品時能屏除一切煩惱,比大吃大喝更快樂。如果不喜歡讀書聽聽音樂也好,無論哪種藝術活動,培養一點基本欣賞功力,就能得到感動的回饋。如果不排斥宗教信仰,也能利用上教會禮拜、靜坐參佛追求心靈平靜,姊認同心靈有更高層次的依歸,有助於穩定心情,讓自己在面對挫折與壓力時更有韌性。

 

3.零碎時間

早起時間、午休時間、睡前時間、工作空檔時間,相信大家對零碎時間並不陌生,但如果缺乏有意識的安排,常常就在滑手機中虛度了。《與時間有約:全方位資源管理》中的「大石頭理論」認為,想把更多大石頭、小石頭、細沙放進桶子裡,應該先放大石頭,再放小石頭,最後放細沙。也就是說,時間管理上,應該用整段時間優先處理「大石頭」,再用零碎時間安排「小石頭和細沙」。

穗波醫生利用每天三小時的通車時間背英文單字,準備出國進修;史黛西沒有留學考試的壓力,但仍然會利用每天將近兩小時、宜蘭台北通勤時間聽Podcast、6 minute English,提醒自己生在島國台灣,也不與世界脫軌。也有許多上班族會利用零碎時間收集財經資訊,為理財準備,其實也是很實際利用零碎時間的方式。「大石頭理論」也適合運用在工作中,先別急著回信,優先撰寫週報月報告、長期計畫等,利用零碎時間再處理email,更能展現工作價值。

 

4. 養成習慣

所謂聚沙成塔,每天三十分鐘,一年就有180小時,不論從事哪種活動,都能小有成績。養成習慣的另一好處是不會再偷懶,例如只要養成運動習慣,久久沒運動可是會覺得渾身不對勁呢!

 

5.踏出第一步

最後,別再空想計畫了,馬上開始第一步吧!今天,就從早睡早起開始。

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