大家每個星期大約都花幾個小時在「開會」上呢？尤其碰上多數人都「無備而來」的冗長會議，或者只能跟著主管或客戶不停盲目轉圈討論的會議，如果這種情形一直沒改善，真的就會是個痛苦卻又無法逃離的迴圈啊＠＠
這也是為什麼有些公司團隊要盡量減低開會次數的原因，因為非常容易把大部分的時間都浪費在無意義的討論上⋯⋯不過團隊定期的方向整合，跟工作進度確認卻又是非常必要的，所以就變成如何把開會時間最小化、效益最大化的問題了。
今天參考的文章，來自Betty Liu，Radiate的創辦人（Radiate是CEO、思想領袖跟專家的匯集平台，專注於解答主管們在職場上的管理問題），她在裡面分享了自己公司裡面的開會原則：
「在我們的公司，我們把幾項原則套入每次的會議裡，把開會的效益跟效率最大化。」
- 事先把開會資料傳給與會者閱讀，讓大家能提早準備。在會議中也能夠提早進入交換意見的階段，而不是花大把時間建構彼此的共同認知，了解對方想法，繞一大圈後才有辦法針對核心問題作討論。
- 每場會議限制最多三十分鐘，除非是創意發想／腦力激盪，就可以再延長。
- 大家見面開心，難免會有閒話家常，聊聊彼此生活的時候，但建議可以把生活對話擺到會議尾端，確保正事在沒有其他因素干擾下好好進行。
另外，Betty同時也請教了平台上的職場專家們，他們如何優化自己團隊的開會效率，以下她整理出七個最喜歡的答案：
- 把與會人數盡可能壓到最小 （Brad Keywell, the co-founder and CEO of Uptake Technologies.）
- 明確的會議主目標。會議結束前，問問大家「今天的討論對目前的問題是否有幫助到？」以及「下次會議的討論目標」（Chairman and CEO of Alleycorp Kevin Ryan）
- 必要的嚴格。確保會議裡的每個人都是「投入」的狀態，如果討論裡有人無法或沒有貢獻任何意見或點子，那麼就別讓他參與會議了！（legendary business leader Jack Welch）
- 一切保持清晰。每個人都要清楚了解會議的目的，跟結束後各自被交付的任務，後續開個追蹤用的日程表＆任務紀錄，更能確保大家都有在軌道上（Mellody Hobson, President of Ariel Investments）
- 創造快節奏！為了確實讓會議時間夠短，事先設好討論重點跟簡單議程表，而且「讓大家站著討論」，這樣大家都會非常關注時間流程是否延遲了。（ Kat Cole, the Group President of FOCUS Brands）
- 講話也快節奏！盡量把重點放在前頭講，語速也調快一些（但還是要保持在能讓人跟得上＆理解的範圍），如此接下來發言的人，也會容易感染你的快節奏，講話講重點，快速把意見表達出來。
- 有主導人來引導會議跟談話的進行方向，他也同時必須掌控整個討論的步調。（ Ed Bastian, CEO of Delta Air Lines.）
以上建議，我們或多或少都聽過了，不過確實執行效率優化的嘗試、有被完美執行的比例有多少？還有，是否因為難以保持，過了一兩次就又被大家遺忘，誰也不願提起，但大家都知道我們又回到浪費時間的老方式去進行會議討論了⋯⋯如果是這樣，再次回顧以上Betty整理出來的建議吧。錯誤一直會有，最重要是要記得定期回來檢討錯誤，特別是那些一犯再犯的錯誤們呀！
大家加油～～
本文翻譯自Inc.，原文標題為“9 Ways To Run Effective Meetings So You Can Get On With Your Day”
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