文/ Louis ,載自外商品牌經理提案的十個技巧(下)

提案的職場厚黑學-你該懂的善良心機

許多同行覺得很有即視感,認為「這不只是企劃提案,也是職場政治學」。的確,如果你的公司有10幾個單位,要從下往上提案,讓大老闆通過你的商業企劃,還真的要注意許多眉眉角角。這集我們會運用許多職場政治的觀點,討論提案前後,你該有的「善良心機」。

關鍵提案力

技巧六、你知道錢在老闆的哪一個口袋嗎?老闆不知道,你就要告訴他

好的企劃老闆一定想做,但有時候手上真的沒有錢,所以你要幫他把錢弄出來。為什麼會沒有錢?比較有規模的公司,全年預算會被分配到10幾個不同的口袋,像是專案/部門/特別預算/財務部的救急金等。

老闆可能真的不知道哪一個口袋還有錢。但沒有錢想做也做不來。所以和財務部同事混熟一點,讓他告訴你哪裡可能有剩錢。如果別人剛好錢沒有花完,你的提案又很有潛力,說不定在老闆和對方的同意下,可以用一些部門資源交換,花別人的預算。你以為沒有錢了?或許問一問錢就出來了!提案前想想,錢要從哪裡來?以免提案通過了,最後沒錢做。

 

技巧七、把意見哥拖下水,讓阻力變成助力

每間公司,可能都有一個意見哥。意見哥不是高層,但天生反應快,很會舉一反三,偶爾會有很好的見解,老闆也樂於聽他的意見。意見哥在會議中一直丟出許多意見,他並不是反對者,他提出好多支持和反對的意見。但很多臨時的想法不一定成熟,反而干擾討論的流暢度。

所以,我們的目標是讓意見哥更有建設性。你可以有下面做法。如果意見哥一定會參加會議,建議你想辦法指派一點工作給他;也可以事先去找他討論提案;又或者是問他想不想加入團隊;甚至可以和他開玩笑,如果他會議中又像上次一樣亂給意見,你會在會議上直接邀請他加入,一起執行他的創意。

在事前適當的互動下,他發言前會更認真的考慮可行性。讓意見哥變成建設性哥,不要只提意見,要有觀點或方案。此時就算他提的是反對觀點,對提案都會更有建設性。

 

技巧八、千萬別先入為主,覺得別人不喜歡你的企劃,也別害怕在會議中被挑戰,比較實際的做法是先想好 PLAN B

作為一個提案人,本來就有義務接納別人的挑戰和意見。常有的狀況是,不喜歡別人的反對意見,或是覺得反對意見很蠢,表現在臉上,表現出一種不開放的態度。這很容易引起負面的感受,連帶影響到大家對企劃的信心。

態度上,建議不卑不亢更合適。但如果別人的反對意見真的很到位,企劃要調整,還是有幾條路可以走的。畢竟提案人最清楚企劃所需時間/人力/資源。如果你能現場粗略的講出變更企劃的成本與利益,大家就能更系統性的考慮要不要調整。下面是你可以提出的選項例子:

  • 你要增加多少時間,但品質可以維持不變。
  • 你要增加多少錢/人力,就可以控制企劃不 DELAY。
  • 老闆說時間/錢/人力都沒有,你還是可以建議縮小修改的程度,先聚焦核心問題的解決。

不要擔心老闆覺得你在討資源,客觀面來說,企劃被挑戰後,你的工作本來就是要重新釐清優先順序與管控風險。所以要在可能被挑戰的關鍵問題上,要先好好思考PLAN B ,讓討論得以部分延續。

 

技巧九、發會議記錄,決定大家被指派的工作與完成時間

雖然常常是叫團隊中最菜的人發,但這也是個機會。我看過不少會議記錄寫很好的菜鳥,讓上層刮目相看。如果提案完有 Follow up 事項,那發會議記錄就更重要了。

會議記錄寫的重點在於「寫出決策、決策的支持理由、及後續要追蹤的進度與權責」;發記錄的另一個目的,是畫押大家的工作和指派任務,拿下發語權還有主導權。「如果有辦法當天發會議記錄更好」,就可以立刻請大家確認,趁大家記憶猶新,更能趨動後續行動。

如果有人想推掉工作,你也可以立刻發一封信和請示老闆,確認權責劃分。事情沒 Follow 完,提案會無法完成。用會議記錄推動大家快速行動,也可以掌握企劃的主導權。小提醒,有些公司放 Follow up 的人名時,要事先知會當事人,所以採用此方法也要考慮公司文化。

 

技巧十、設計會議參與者,找對的人參加

一個超過10人的會議,如果動手者少,但動口者多,就會變政論節目,根本開不完。

以增加效率的角度,可以建議老闆適度減少參與人數。「你可以擬一個建議參與清單,好好控制參與人數,就能更好的管控提案會議的品質」。

注意,不是踢掉麻煩的人,而是為了要增加效率。這個觀念,是我工作的第一週就被教育的。你要明白提案決策的形成,誰是要角?老闆想參考誰的意見?應該要邀請誰參加,才會產生好的決策?可以從這些角度思考,要邀請誰參加會議。

當然,這個邀請清單,要通過大老闆的確認。不過要順利執行這個方法,通常要公司老闆也認同決策品質優先與效率優先的價值觀。

關鍵提案力

我們用職場政治的角度,提出了5個成功提案的小技巧

技巧六、提案想落實?先想錢從哪裡來。

技巧七、提早和意見哥互動,讓他成為企劃的助力。

技巧八、提案不卑不亢,先想好 PLAN B ,管好優先順序與風險。

技巧九、發會議記錄,掌握 Follow up 的主導權,確保進度。

技巧十、設計會議參與者,邀請對的人參加,能決策變更好。

 

還沒看過系列第一篇請看:外商品牌經理Louis實戰經驗,「建立決策者信心」是關鍵!

 

※本文摘自medium,作者Louis

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