最近剛成為社會新鮮人的弟弟,常跟我抱怨不知道老闆要什麼,總是無法符合老闆的期待,加上我之前帶人的經驗,我想總結成以下給社會新鮮人的三個建議以及具體作法。

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一、老闆交辦事項要拿筆記下來,且要用5W1H檢視

拿筆記下來的好處太多了,一部分是可以讓老闆放心,覺得「我說的話有受重視」,另外,你應該不只記老闆說的話,還要思考目的與做法是什麼。

最簡單的方法,可以用5W1H預先列好空格,一邊聽老闆的任務交辦,一邊逐一確認並填上

  • Why:釐清老闆為什麼要做這件事,目的是什麼,你的思考與行動才能跟老闆同步。弔詭的是,有時連老闆自己可能都沒想清楚,問清楚之後可能有些事根本不用做,或是有更好的解法。
  • What:老闆確切要的是什麼,產出會長成什麼樣子?例如老闆要蒐集公司名單,那要做到什麼程度?需要有電話地址嗎?要知道這間公司的業務範圍嗎?
  • When:老闆什麼時候要?我什麼時候先給初版?關於時間,其實這是新人最常出問題的地方,請看以下第二點討論。
  • Who:這個任務要和誰合作?可以尋求誰的支援?我的產出是哪個部門會使用?可能影響到哪個部門?這是進階問題,在公司工作常要與其他部門協作,尤其部門主管的角色,會更在乎和其他部門的關係。瞭解這份產出跟其他部門的關係,哪些資源你是可以運用的,哪些雷你不能踩,會讓老闆安心不少。
  • Where:有時任務有地域性之分,例如辦活動時,要跟老闆確認希望在哪裡執行,交通與場地狀況如何。
  • How:不是問老闆怎麼做,而是先大致想過自己要怎麼做,並和老闆討論,例如:「我打算先在網路上搜尋,或是找找看有沒有產業公會的網頁,老闆你有什麼建議嗎?」

不要怕問問題。初期你可能不知道該問什麼問題,但我保證若你問的問題是以上5W1H,老闆不會覺得你很煩,他會覺得你很有sense!

 

二、不要高估自己,壓出太積極的時間,甚至要反過來抓緩衝時間

社會新鮮人常常心中充滿熱血,想好好表現,所以會壓出太過積極的時間,但你認為老闆喜歡以下哪一種人呢?

  • 壓的時間很積極,但時間到了東西出不來或品質不好
  • 一開始拉長時間,但死線還沒到就先給老闆成果

不要怕抓緩衝時間會讓老闆覺得你能力不好、效率不佳,若是你提的時間老闆不能接受,他一定會告訴你,你們可以討論為什麼他的估計和你的估計有不同。當你提的時間老闆可以接受,而你又提早把成品給他,對老闆來說是不是反而是驚喜?而且你還留了讓老闆修改調整的空間,出來的成品是不是會更符合他的期待?

但要怎麼抓緩衝時間才能抓得巧呢?我個人有幾個準則:

  1. 原則上不會答應當天給,很少有事情這麼急的,答應當天給沒有任何緩衝,隔天給,至少晚上能加班完成(哭),且會把對方寵壞把事情拖成急事再找你
  2. 一般狀況會抓多20%的緩衝時間,任務的範圍越大,抓越長的緩衝時間
  3. 對自己越不熟的東西,抓越長的緩衝時間
  4. 自己手上的任務越多,抓越長的緩衝時間,因為不確定性增加了,你不知道其他任務會不會用掉超乎你預期的時間
  5. 抓時間會盡量跨過週末。因為最慘的狀況,我還能假日加班補救(再哭)
  6. 會在時間到之前,提早拿一個版本跟老闆討論,老闆會覺得你游刃有餘,且你做出來的東西更符合他的期待

 

 

三、讓老闆知道你手上的工作清單與優先順序

你的手上可能有許多交辦事項,有時是自己的規劃,有些是其他部門的合作事項,有時是老闆交辦的,但他根本忘了自己曾交代這麼多,所以在接下任務的同時,也要跟老闆確認先後次序,要讓老闆知道這個新任務,會怎麼樣影響到其他你已經答應的任務,你的優先次序也許根本和老闆不同。當你卯足全力完成A任務,他卻問你你毫無進度的B任務時,你會後悔莫及。

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你應該要維護一個「任務清單」,依照重要性排列,並列出你估計需要的完成時間,這樣老闆的任務一來,你可以直接攤給他看,並直接挪移並確認「如果要加這個,這個任務會晚五天,可以嗎?」(當然老闆會不會接受是另一件事,但要訓練他學會尊重你的時間,一切都是有機會成本的)

若是要總結成一句話,我要說:老闆最怕的事情,不是「煩」,而是「驚嚇」,因為驚嚇會讓原本正常的事情,都變成急事,而且拿來擦屁股要花的時間與力氣,常常遠大於一開始做事情的力氣。

一個稱職的下屬應該要管理老闆的期待,不要時間到了,他卻發現你東西出不來(沒有釐清when與優先順序、沒有抓緩衝時間),或是那個東西不是他要的(沒有釐清Why與What,沒有提早確認),或是你莫名搞砸了和某部門的關係(沒有釐清Who),這對我來說,是向上管理的最重要核心。


本文作者Evonne也有在Medium開設帳號喔,原文標題是三個建議,讓老闆覺得你很有Sense
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