【職場必修人際管理課】Lesson 3:掌握四重點,當個游刃有餘的中階主管

by Stacy Huang

身為三明治中階主管,我們每天要處理的事務十分龐雜:部屬請示的問題,通常是複雜棘手,才會需要上報你裁決;高層主管交辦的項目,往往影響深遠,一定謹慎處理;跨部門溝通,既要充當頭臉人物,又想能實際促進工作效率,不得不親力親為;對客戶端的應對,事關公司每季評比與明年是否順利搶下大案子,絕對馬虎不得……

好不容易想喘口氣,想滑一下手機看FB……不,我是說喝一口水,卻發現你視為接班人的得力部屬,面帶猶豫地走過來說:「老大,我想找你談一下……」走進小房間,帶上門,他彷彿迫不及待地說:「我來提辭呈,做到下個月,新工作已經找好了。」

登愣,晴天霹靂。

這個場景是否有點熟悉?卻是每位主管最不願面對的。與其到時才悔不當初,主管們切莫忘記,帶領團隊,才是你的首要任務。即使你無法掌握成員的所有經歷,至少得清楚以下幾項:

  • 每位成員1~3年個人與工作目標:關係到工作投入的程度。
  • 部門內與跨部門間交友狀況:過往合作是否愉快?需要額外幫助時是否找得到援手?
  • 興趣嗜好:碰到壓力時該部屬會如何調適?
  • 家庭成員融洽程度:生活上的不順心是否會影響工作?

 

但在工作繁雜時間壓力下,該如何掌握每位成員的狀況,史黛西主要利用以下時機:

1.走動式管理(Management by Walking Around, MBWA):

建議主管們每天至少一次走到每一位部屬位置旁,簡單了解一下他們當天的工作狀況。不妨詢問:「完成了哪些事情?其中覺得最有成就感的?遇到怎樣的困難?」通常越願意分享的員工,代表工作投入程度高,主管也容易適時回饋注意事項,減少犯錯。僅簡短回應的員工,可以改為工作成效審核(review)的方式,來掌握專案進度。

史黛西需要遙控管理一個海外部門,通常我至少每周一兩次打電話給當地主管,從工作彙報中得知下轄部門成員工作狀況,電話中的語氣較難判斷,因此除當地主管外,我會不定期交叉詢問有合作關係的其他部門主管,也會與幾位主要成員直接溝通,以多方掌握訊息。

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2. 部門會議(Team Meeting):

部門會議除工作分配、規則佈達,通常還有討論提問的部份,成員越常提問,表示對工作的重視程度高,主管應該給予合理的回覆,幫助消弭疑慮,促進工作順暢。部門會議中總是坐在最後排、面無表情、沉默不語者,通常工作滿意度較低,可以進一步安排一對一晤談,激發工作熱情。

部門會議也是觀察成員間互動的機會,對較年輕的員工,通常同部門間有一些好朋友,有助於穩定工作情緒;對於資深員工,尤其有家庭者,同事間工作外的互動會少一些,部門會議就僅專注於工作事項討論。

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3. 一對一晤談(one on one):

晤談的長度與頻率可由主管決定,但這不論對主管或部屬都是必要的。透過晤談,彼此能更開誠佈公交換對工作的處理與期待,史黛西目前和部屬的晤談話題通常會包括:近期工作成果列舉、重大議題深究、主管觀察部屬需加強改進之處、部屬給予主管建議、未來計畫。有些部屬會很有條理地準備議題與主管討論,這類員工通常對職涯規劃較積極,會主動爭取晉升;相反的,在晤談中表現被動者可能心中另有打算,主管可另做準備。有另一種員工是在晤談中自省還需加強之處,顯示自信心不足,可以適度安排輔導計畫。

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4. 出勤狀況:

出勤狀況直接反映員工的上班時數,如果加班時數太長,主管要即時檢視員工工作負荷;如果請假頻繁,可能生活上遇到困難,例如小孩生病,適時詢問並給予適當工作彈性,讓生活安排告一段落後,部屬更能全力以赴。

另外,建議主管們不妨早一點到公司,觀察部屬們抵達公司的情形,史黛西的經驗是:比起快遲到才匆匆抵達,早早到公司者,通常對工作的投入程度較高;一坐在位置上就積極展開工作者,比起享用早餐、瀏覽完網頁才著手工作有工作熱忱,你不妨驗證看看。

總歸而言,主管先把帶領團隊當成心中首要任務,再利用以上機會,好好觀察與掌握部屬的工作狀況,即時反應與處理,便可事半功倍,達成管理目標。另一方面,身兼部屬的你,又從一舉一動中洩漏了多少心中事呢?

 

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