主管教會我的PM思維:「負責一件事」比做事的人更有價值!

by Evonne

這篇文章接續上一篇我的職涯起始之路,記錄我在進入監控新創之後,遇到的mentor,還有她教我的事。 (關於我的職涯起始之路,請看:《我的職涯第一步:財金系畢業怎麼成為產品經理的?》 讓我們叫這位主管S姊。

我第一家工作的公司,是一家監控的新創,一切都還在草創時期,規則流程都還不是很清楚,行銷文件蠻簡陋,連網站都還破破的。行銷部門那時含主管只有4個人。其實 S 姊不算是我的主管,而是帶我的 mentor,但她不只是「教我某件事怎麼做」,而是真的要把我「帶起來」。

她非常嚴格,一開始我超怕她的,但她非常有規劃地,一步步教我從「做事」,到職場上「待人處事」的種種邏輯,完全擔負起了一個管理者高度的責任。我那時常常被她叫進會議室一對一長談,壓力超大的,而且不知道為什麼總會讓我想到:胡適的媽媽,每天早上把胡適叫起來,教他做人道理的畫面(哈)。

 

第一個任務:成功案例

我負責的第一件事情,是寫英文的「成功案例」,也就是針對某些重要案子,請業務協助詢問客人為什麼要使用我們的產品,然後將故事寫成一份類似新聞稿的成功案例,讓客人為我們背書。

我認為這是很好的安排,寫成功案例是一件很能幫助成長的工作,因為一方面你要了解產品、然後要知道客人是怎麼使用你的產品、產品對客人來說的好處是什麼,還要能將這些資訊整理成吸引人的內容推廣到市場上。同時在部門內,這項工作能開啟行銷與業務部門的合作,也能快速了解公司重要專案與大客人。

除了上面提到的學習之外,我還從 S 姊怎麼處理這件事情上,學到許多做事的方法。一開始,S 姊先給我一些她已經跟業務蒐集完的資料,希望我寫成功案例,這對我來說並不難,我一天就寫完了。

接著在一次的會議中,主管問我和 S 姊,估計寫一篇成功案例要花多少時間,我們同時回答,但是她說「兩週」,我說的卻是「兩天」,一講出來大家都沉默了,S 姊立刻跟主管說,她再跟我討論一下,然後會議開完,我就被 S 姊叫進小會議室。

登愣!被叫進會議室的時候我想說,慘了我太白目,居然壓了比老鳥還要短這麼多的時間,這樣她的面子往哪裡擺?難怪要被釘了⋯⋯ 但是 S 姊不是因為這個原因把我找進會議室的。  

什麼是真正的負責任?

她問我:「兩天的時間,是怎麼來的?」

我:「是根據我寫上一篇的時間。」

然後她跟我說:「在答應做一件事之前,應該想清楚整件事的流程再答應,然後再壓時間。」

看我似懂非懂,她接著說:「首先,妳寫第一篇成功案例之前,我已經幫妳蒐集好了業務端的資料,但老闆問『寫一篇成功案例』,當然是指從 0 開始。妳就是這件事的負責人,每個環節都要考慮,而不是寫稿機而已,怎麼能只壓『寫稿』的時間呢?」

然後她問我:「如果看整個流程,妳覺得會花最多時間的地方在哪裡?」

我:「我想應該是,和業務要資料,還有釐清內容?」

她:「沒錯,而且那是妳無法控制的,因為這不是妳一個人的事情,關係到業務,業務可能還要去問客人,而且他們都很忙,這不是他們的主要業務,妳覺得他們動作會多快?對這種有妳無法控制的事情,妳要怎麼處理?」

我:「嗯……抓緩衝時間?」

她:「沒錯。而且妳要一邊跟業務壓時間,一邊抓自己的緩衝時間。」我恍然大悟地狂點頭。

但還沒結束,她繼續說:「再來,妳剛開始工作,還沒有太多的事情要做,所以可以有一整天的完整時間寫稿,但妳有沒有想過,如果妳有一堆事情要處理呢?如果老闆給了妳優先次序更高的事情呢?行銷部門是個很容易接雜事的部門,而且我們目前還有很多目標要做,但妳現在一跟老闆壓了這個時間,他以後就是拿這個時間要求妳,到時候妳還有一大堆事情要做,有辦法兩天內交出來嗎?」

S 姊說的沒錯,接下來幾個禮拜,我不但無法成功讓業務給我成功案例的資料,還逐漸被業務的各種需求塞滿,要什麼什麼的文件,網站上要加什麼什麼的東西……,每天都大爆炸,於是,我又被找進小會議室了。

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S姊:「我在等妳什麼時候來找我。妳為什麼要答應那些事情?」

我有點愣住:「因為業務需要?那是行銷要做的事情?」

S姊:「妳是行銷部門的資源,又是新人,要丟任何事情給妳之前,他們應該要去找你老闆討論,得到許可後,才可以叫妳做事。更何況有些事情他們還說是急件。」

S 姊接著說:「這件事情是不是行銷部門的事,要部門的主管決定,不是妳決定,妳可能覺得只是幫他們一個忙,但是事情要想長遠。妳現在把事情攬回來,製造一堆特例,接受一堆急件,不是只有妳要承擔,而是整個部門要概括承受,因為以後人家就會覺得這是行銷部門要做的事情,當主管要幫妳擋的時候,他們會說『可是這件事以前都是Evonne做的呀!』,妳的破例會變成別人的常態。

還是菜鳥,滿腔熱情想協助其他部門的我,發現我變成了一個「濫好人」,其他部門非但不會感謝我,之後還會認為這是我們部門應該做的。 然後 S 姊開始幫我擦屁股,逐一和業務討論出一定的規則,包含什麼事情應該我做,要找我做之前,他們應該提供什麼資訊,還有我們的接案時間(lead time)是多久,若是有例外,請業務一律找她討論。

此舉當然引發業務的一些反彈,說她「很會推事情」,但她一肩扛了下來。兩部門的合作流程逐漸定了下來,我的工作更能專注與排定優先順序了。

而成功案例呢?我最後花了快一個月才寫出一個S姊滿意的版本……S 姊還說:「比我預估的快嘛!」(我頭抬不起來了……) 而且才只有寫出來喔,S 姊說:「妳以為這樣就能發表了嗎?我們的行銷文件代表的是公司的門面,一定要給專業的再檢查過。」

所以她另外找了美國人來做外包潤稿,確保英文的使用足夠專業,然後她去看其他專業廠商的成功案例長什麼樣子,提供了幾種版面,還有她覺得哪裡好,哪裡不好等等資訊,外包給設計師製作,最後給老闆看過之後,才真正發出。 

 

我在這裡面學到最重要的事:「做事的人」,與「負責一件事的人」的差別

做事的人,只考慮自己做事的時間;負責一件事的人,把整件事的需求及流程想清楚。 做事的人,認為自己順手做一下就好;負責一件事的人,不輕易答應,但一旦答應了就會做到。 做事的人,為了逃避溝通與思考而做事;負責一件事的人,為自己覺得對的事情溝通,為自己的決定負責任。 做事的人,事情做完就結束了;負責一件事的人,為產出的品質負責,並思考怎麼做、給誰做,這件事可以更好。

這個觀念,改變了我整個工作的思維與態度。  

我學到的第二件事情:「遇到任何事情,不要先跳下去做,先思考!」

有句話說:「多數人為了逃避思考,願意做任何事」,開始工作之後深深感受到,這是真的!「只做事情」輕鬆愉快,又有成就感,但是你做的事情到底是雜事,還是有意義的事,關鍵就在於妳有沒有思考過。

首先要先思考真正的需求是什麼(例如老闆要的不是寫作時間,而是完成成功案例的時間),接著,先看別人怎麼做,想一下這麼做的好處是什麼,壞處是什麼,再來根據需求與公司的特性,設計自己的解決方案。

其實我現在想一想,S 姐對業務部門的做法有其局限性,因為這就是公事公辦,有時的確不近人情,可能因為背景是公司還在草創要建立規則的階段,我常常會再回去想,如果是我在當時,會怎麼處理這件事,我相信沒有最好的解法,只有思考以及價值觀交互作用後的相對最佳解。  

第三件事是,「讓專業的來」

即使新創公司預算捉襟見肘,她還是爭取預算,堅持要給專業的 native speaker 潤稿、專業的設計師來設計版面,且會充分溝通她的需求與期待。 這些做事的方法與思考邏輯後來逐漸內化成為我的工作習慣,即使成為 PM,也還是非常受用。一年後,S 姊轉到了 PM 部門,我也一起轉 PM,她快速地在 PM 這個全新的工作職掌上抓到方法(還是充分思考的力量呀!),一直是我仰望的對象,當然她也還是持續嚴格 review 我,帶我到小房間震撼教育。

直到有一天,我發現我好久不用被叫進小房間了,甚至許多事情她要詢問我或是找我討論了,發現這件事的時候眼眶忍不住濕了,我應該沒有讓妳失望吧?我怎麼這麼幸運,能在第一份工作遇到妳?這時又想到胡適了: 如果我學得了一絲一毫的責任感,如果我學得了一點點待人接物的方法,如果我能與人合作、讓人信任──我都得感謝 S 姊。 (其實我跟 S 姊到現在還是好友,但我不好意思拿這篇給她看XD)

本文作者 Evonne 也有在 Medium 開設帳號喔,原文標題是「第一份工作主管教我的事」

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