四大提問法打磨你的關鍵提問力,職涯晉升 Next Level!

by 才女愛看書

文/ 浦孟涵,《出賣我們的都是小細節》

法國思想家伏爾泰曾說:「衡量一個人,得看他問什麼問題,而不是看他給什麼答案。」(Judge a man by his questions rather than his answers.) 這句話精準地點出了「提問力」對於專業人士在職場的能見度及個人品牌的重要性。

然而,根據一項國際研究資料顯示,學齡前的孩子每天平均問三百多個問題,這個數字在長大成人後卻大幅下降,許多人認為這是因為長久以來的教育體制認可回答問題,卻缺乏對提問者的獎賞;尤其在東方社會,許多人因為太過在乎別人的觀感,反而屢屢失去了發問與學習的機會。

所以,不如好好利用職場上的大小機會,重新找回自己的提問力:

出賣我們的都是小細節-2

如果不知道要怎麼開始,就先問 Why 吧

多年前,還在當 AE 的某個午後,接到了一通電話。

客戶:「請問 Jerry 在嗎?」

我:「他不在位子上,請問可以幫您留言嗎?」

客戶語氣不太好的說:「請他回來趕快回電吧!」

隔了 1 個多小時,主管 Jerry 終於回到位子上了,我趕忙傳達:「Jerry,客戶找您,聽口氣好像很急!」

Jerry:「對方有說是關於什麼事嗎?」

我:「他沒說,只是請您盡快回電。」

在一旁的總監恰巧聽到,將我拉到一旁機會教育了一番:「以後,遇到不瞭解的狀況,一定要先問『Why』,因為只有搞清楚對方的目的後,我們才知道需要做什麼樣的準備⋯⋯。」

雖然被大主管唸一頓,當下心情不太好,但這次偶然的對話,也讓我學到珍貴的一課:凡事都要先瞭解原因,再採取行動。

這個提問的大原則,幾乎可以運用在所有的情境中。例如,主管請你準備一份公司簡介,最起碼要問清楚,這份文件要給什麼對象看?如果是潛在客戶,那麼對方最大的需求是什麼?而對方又是來自哪個產業?透過一連串的問題搞懂這份文件的目的,才能準備好符合需求的完美文件。

只有搞清楚「為什麼」,事情才能做得到位。

 

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善用蘇格拉底提問法,釐清問題,管理爭議

在職場上,經常碰到因為雙方立場不同而產生爭議的情況,這時不妨搬出著名的蘇格拉底提問法 (The Socratic Questioning Technique) 釐清問題、管理爭議。舉個比較輕鬆的例子:

媽媽:你要多學學 Robert 負責任的態度!

兒子:媽媽認為負責任的態度是什麼呢?

媽媽:身為學生,當然最重要的就是把書讀好!我聽他媽媽說,他每天都讀書讀到很晚,也自動自發完成功課。

兒子:所以意思是,只要讀好書其他的事情都不做,就算是負責任的人囉?假設我把全部的時間都拿來讀書,完全不願意分擔家事,這樣可以算是一個負責任的人嗎?

媽媽:跟你說話真累,話也不是這麼說啦!還有其他的事也很重要,例如,分擔家事、照顧好自己的身體⋯⋯。

看完上面的小故事,除了覺得這個兒子「皮在癢」之外,你有沒有發現媽媽在他的引導之下,不知不覺地重新思考了「負責任」的定義?事實上,蘇格拉底提問法最大的價值正是透過對話,幫助對方釐清問題進而化解爭議。

在職場的情境中,要怎麼善用「蘇格拉底提問法」?你可以試著把上面對話中的「媽媽」換成「主管」,「兒子」換成「員工」,「做功課」換成「加班」,然後以更婉轉客氣的態度表達兒子的意見,小試身手一下!

 

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追蹤式問題,最能建立關係:

Emily:我這週末去做了「皮紋檢測」!

John:這是什麼?聽起來很有意思?

Emily:就是透過手上的凸紋,判斷一個人先天的人格特質!

John:哇!太好玩了!你做完覺得怎麼樣?

Emily:雖然還沒看到報告,但光是操作的過程就很有趣。

在茶水間裡一來一往的閒聊中,John 問了一連串的「追蹤式問題」,展現出他對話題的興趣和好奇心,也加深了他與新進成員 Emily 的關係。

所謂的「追蹤式問題」,就是在一段對話中,順著開啟話題的一方,不斷提出相關的問題,讓對方分享更多相關訊息。這類問題能充分滿足溝通對象「談論自己」的喜好,在這過程中,不但能加深對對方的瞭解,也有助於彼此的關係建立。

 

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開放式問題,募集觀點與創意

Dean:「客戶說因為這個產品很重要,希望我們能早點辦記者會,至於之前討論的專欄和出書計畫則可以緩一緩。我現在是不是應該趕快修改那個提案?」

我:「你覺得呢?你同意客戶的觀點嗎?還是有其他的想法?」

擔任專案負責人且帶領團隊多年,我發現「你覺得呢?」、「你怎麼看?」或「你有什麼想法?」這類開放式問題,是收集新想法、觀點、創意時最好用的問句。

這樣短短的一句話,就能廣納各方英雄好漢的見解。如果是以幫助下屬發展為己任的好主管,在分享自己的看法或做出定奪前,若能習慣性地丟出類似的問句,相信幾次下來,一定能幫助下屬養成隨時思考、積極參與、熱情貢獻的好習慣。

下次可以試著在動腦會議、雙向討論、檢討會議等職場情境中,多丟出幾個開放式問題,搞不好能收穫許多新的想法、見解、回饋或機會喔!

你一定要知道的小細節:

不論在職場上或生活中,在面試一份工作或是參與討論、與人互動時,最懂得用對的方式提出有效問題的人,更容易被聽見。希望以下四種在職場上的實用問句,能幫助你好好提問,有效溝通!

  1. 如果不知道要怎麼開始,就先問 Why 吧?
  2. 善用蘇格拉底提問法,釐清問題,管理爭議。
  3. 用追蹤式問題,建立關係。
  4. 用開放式問題,募集觀點與創意。

※本文摘自《出賣我們的都是小細節》,悅知文化出版※

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