相信大家在工作時都有過效率不彰的情形，有時候明明已經很努力了，但事情不是進度落後就是溝通出狀況，搞得大家頭疼，到底我們的工作哪裡出問題了呢？以下為資深經理人提供的幾個方法，幫你建立起良好的思維習慣。
關於計畫與文件
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建立Weekly plan：
- 每週一早上的第一個任務，就是排自己一週要做什麼，還有檢查自己上一週的計畫，那些沒達成，為什麼沒達成。即使老闆沒要求，我也會做出計畫，要不然星期一面對電腦就是一片茫然與星期一藍藍，會持續一兩個小時很浪費，列出計畫之後能快速聚焦與排出優先次序。
- 當我開始渙散發呆時，就會回去看我的weekly plan，大部分的狀況下就能立刻聚焦，如果還無法聚焦，我就會一件件把我在想的要做的事情列下來，就更容易排優先次序。
釐清工作流程和資訊：
- 常常建立check list，基本上會忘記的事情、會粗心的事情，一定會建check list，確保下次一查就能直接順著檢查，不會犯一樣的錯誤，也可以節省回想的時間。
- 常常建立流程圖，會問清楚一件事是怎麼發生，怎麼結束的，然後記錄下來，能自己實際做一次，或現場觀察一次更好。
- 把一個專案所需的全部資訊，包含計畫、文件連結、聯絡窗口、進度，整理在一份文件中，所需檔案整理在同一個雲端資料夾中。
- 抓緩衝，時間和預算都是！
關於需求與溝通
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釐清目的與確認需求：
- 接到任務會問目的是什麼、前因後果是什麼、相關部門是那些部門。
- 用5W1H釐清真正的需求。
- 釐清需求的目的之後，我會直接簡短告訴需求方，自己接下來大概會怎麼做，一部分確保我初步想完了，可以大幅減少之後要計畫時，忘記這件事情的前因後果，重新回想和計畫所花的力氣。另外一部分是，這樣能比較容易確保產出有大致符合對方的預期，對方聽到你已經快速有下一步計畫，也會認為你把這件事的優先次序放很高！
持續確認方向：
- 之前，即使還沒做完，我也會拿有雛型的半成品先跟需求方確認這方向是不是他要的，再繼續往下，也就是先出beta版。這可以減少走錯路還修很久的狀況，但要注意對方預期正確—你只是先給他確認方向而非成品，否則可能因此覺得你的產出不專業，我現在因為老闆對格式與內容要求高，就不會這樣做，但相對也浪費一些時間在做非需求的東西，還在try老闆的極限XD
溝通的禮儀：
- 任何人跟我說的需求，我一定拿筆寫下來，一部份是不相信自己的記憶，一部份是，他一邊講你一邊很認真地記下來，會讓交付工作給你的人比較放心，知道你重視這件事情，而且不會忘記。
- Mail或需求一定一兩天內回，即使沒完整答案，也會初步回應，並告知什麼時候會有答案 >>這我之前覺得很快，但是現在在SP和其他人比起來，算是很慢的QQ
- 要找人溝通或問問題時，大多先問對方有沒有空，我大概需要占用他多少時間，而不是一股腦衝過去問。
- 非到必要，不提「這很急」，不急的事會跟對方說不急，什麼時候給我就好。
- 信守承諾，自己答應人家什麼時候要給的東西，拚命也會給出來，如果真的真的不行，提早就會跟對方溝通，然後壓新的提供時間。
- 由內而外確認，例如有問題要問外面的合作夥伴，或是其他部門的人之前，一定自己先google，google不到再問同部門的人，同部門的人問不到才去問其他部門的人或夥伴。
關於會議
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會前準備：
- 開會一定發會議邀請，會議邀請內一定列agenda，包含要討論的主題，還有誰應該講什麼。（這應該很基本，但卻遇過許多人開會不列agenda的)
- 會議時間到之前，一定早5–10分鐘到會議室。電話會議，一定提前3分鐘就開始打電話。
- 大家到的時候投影機一定會接好，要討論的文件都打開好，時間到了有人還沒來，一定主動私訊確認。
會中與會後注意事項：
- 會議一開始會再講一次會議的目的還有希望得到的結果，會議上就做簡單的紀錄，並逐項和有action item的人確認。（一定要當場藉著群眾壓力確認）
- 會議後一定會寄出會議紀錄！（以前要求自己一定要當天，現在看狀況……但最晚隔天一定寄出）
開會的好習慣：
- 對於大鍋飯一堆人一起報告的會議，即使和自己講的東西無關，也不在人家講的時候自己咖咖咖電腦打字，會聽對方說，看有什麼自己能貢獻的地方，沒有也當長知識。
- 會努力同步多方資訊與背景知識，將資訊攤開來給大家看。
- 討論事情時如果突然想到某件事情等一下要確認，不好意思打斷對方，又怕自己忘記，我就會手指偷偷比個1，兩件事就比個2，這樣等下至少知道還有幾件事要討論，一般就會想起是什麼事情。
關於信件
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E-mail不隨意發：
- 先電話或私訊討論，沒事不亂發信，發信出來多是記錄私訊討論的結論，讓大家事後可以追蹤。
- 超級無敵在意mail收件人裡有誰、角色是什麼，決不亂cc老闆，加了某人進來，會在信件一開頭標明加了誰讓大家都知道，如果mail裡被cc的人太多，還會開始移除人(尤其是老闆)，當然移掉了誰也會在信件一開頭讓大家都知道。
信件分類撇步：
- 重要的信，或是常見分類的信，會在信件開頭用[ ]標示，例如[Report]、[Meeting minute]
- 我有一個信件資料夾叫做finish，專門放那些刪掉覺得不太保險，留著又占空間的信，其實那些信百分之九十九是不會再看了，但放進去讓我毫無心理負擔XD
- 寄信出去之前一定緊張兮兮看三次，如果是重要信件會看到爛，然後先留在草稿中，過一下子再回去確認(當然要看信的時效性)，沒問題才寄出。
結語
其實準則就是尊重大家的時間，為大家多想一步，你的舉手之勞，幫10個人省下5分鐘，總共就省了快一小時。
還有不要太相信自己，人是會忘記、會喪失焦點、會渙散的動物，所以要整理、紀錄、做計劃、寄結論。
這些小事累積起來，就成了你的專業和他人對你的信任感來源，但要建起需要累積，要推倒卻只是一夕之間的事啊～～
不過反過來，當大家都在瞎子摸象各說各話時，若你能跳出來將前因後果講清楚，大家就會覺得你超強很專業，而且這也可以節省所有人的時間。
本文作者Evonne也有在Medium開設帳號喔，原文標題是「幾個高效率與建立信任的工作習慣分享」
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