才女小聚精華Vol.2:小主管的剛剛好美學

by Annie

8/24 (六)颱風來搗亂,幸好各位知性又優雅的小主管們,都安全抵達現場~

「小主管的剛剛好美學」為本次才女小聚的主題,邀請奧美策略總監Rita、不動產公司的市場行銷總監小蕾擔任講者,藉由自身經驗,分享向上、向下管理的方法。沒參與到此次小聚的才女們別擔心,這篇文章就是為了你們而生的!(是精華中的精華呀XD

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第一位講者Rita,已在奧美工作12年,大學畢業後進入奧美擔任AE,4年後晉身為副業務總監。目前擔任奧美的策略總監。

適度的放手,才能讓下面的人學會嘗試

因為自己第二任主管的關係,奠定現在Rita帶人的風格:「尤其創意產業,一個人在最自在的狀態下,才能產出最好的觀點與想法。」這樣的方式,讓整體工作氣氛與產能更好。「如果要做到真的完全放手的話,可以在面試的時候注意一下。」假設進來一位很懶惰的員工,或者很失控的新人,這樣的狀態會拉垮團隊。所以,選擇合適的夥伴,也是很重要的。

放手後的下一步:心態要放開 — 青出於藍勝於藍

「我們要雇用巨人!」別怕有比自己能力好的人進入公司,因為這樣公司才會成長。而Rita就有能力很好的下屬,心態也很正確,所以很多事情都放心交付予他,也減輕自己的工作量。其實雇用比自己優秀的人才,相對的,也是讓自己有時間能去其他領域發展(例如Rita有向外發展瑜珈證照、專欄作家等等)。她還會把「功臣」的title放在下屬身上,建立他們的成就感,往後賦予新任務時,他們會更積極想去完成。

 

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第二位講者小蕾:曾歷經兩次轉職。第一次轉職時,帶過團隊;而第二次轉職,從一位帶人的角色轉為小員工,卻在這段時間學習更多:

用自嘲的方式,提醒老闆與自己有「經驗落差」

因為這位主管邏輯很好、思考又快,在看事情時已有一定的邏輯,常會問108個「為什麼」,所以每次我進去找主管前,都會做好充足的準備,把主管會問的全部準備好。但偶爾還是會問到一些無法回答的問題,以前就會直接硬碰硬,但現在就會說:「你怎麼這麼聰明,我都沒想到!」利用自嘲的方式,適時提醒老闆:我們雙方有經驗值的落差,而你是可以教導我的。

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找到對的方法,讓雙方建立起溝通的橋樑

小蕾在現場帶了一個小遊戲,讓大家體認到:常常一方認為事情已交代非常清楚,但另一方卻無法完全理解,這就是帶人時會出現的盲點。所以,要用對方能理解的語言來溝通(例如譬喻法等等)。而且,給下屬明確的指示很重要,同時也需給下屬空間,支持他完成工作項目;相對做錯時,也要開口指點他。

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進入此次小聚的重頭戲了 — Q&A時間,我們分為向上及向下管理兩部分:

向上管理

Q1:平行主管會將事情推給我們,做好會邀功、做不好就是我們的錯。請問如何面對及處理呢?

Ans:這其實要看個性,像我(小蕾)就不怕鋒頭被搶走,時間久自然看得出誰會做事。但我會和老闆說明組員各自負責的項目,讓老闆了解團隊目前運作的情況(但會在私底下向老闆說明)保持一個透明的狀態:現在在做什麼、這案子花多少錢、誰負責什麼?都會說清楚。

Q2:父親是公司老闆,而父親屬於「傳統型老闆」,在下指令時,並不想採納他人意見,隨意調其他部門的人來自己的單位,讓目前部門的狀態很尷尬。

Ans:先找出能與老闆溝通的同事,請他向上協調,而自己心態也要調整好,正因為是在職場上,所以請撇除親子關係,在公司內,你我就只有上下關係。再請這位從別部門來的人員,寫一份企劃,如果寫得好,那當然很好;寫不好的話,其實就會成為和老闆說明不用他的理由。最後,一定要在自己的團隊內做好「生產線」,分工也需十分明確,才能讓大家更肯定你的領導能力。

Q3:目前在外商工作,自己的主管是空降進來的,但他卻失去與老闆間的信任,導致自己向上提案時,都會被老闆打槍。請問可以如何處理呢?

Ans:換掉一個不好的mindset:「冷眼旁觀」。假設這個空降主管是自己,肯定希望有人願意給予協助,讓自己快速理解公司情況。先去了解這老闆的KPI,再思考自己能給主管什麼幫助。越是在這樣的情況下,自己需要更積極!我們可以偏心,但不能有偏見,身處在中立的角度,才不會掉入爭鬥的漩渦。

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向下管理

Q1:有位與自己同等級的主管,在公開場合指導自己團隊的下屬做事方式(但這方法卻是我不認同的)請問如何處理?

Ans:可以先和這位主管說明自己不認同的想法,感謝他的建議與指教,但也請他給我,帶團隊的空間。保護好底下的人,將原則劃清楚就下手,不要隱藏自己的想法,不然這樣會讓下屬難做人。

Q2:在剛升為小主管的過渡期,自己該如何調適狀態?

Ans:身為主管的人,都要有種覺悟:「要給底下的人,說自己壞話的空間。」事情要看很多面向,不會每位下屬看的方向都與自己相同。讓下屬知道如何和自己共事很重要,自己要先設出一個原則,底線與做事SOP要拉出來,很快就能將自己的風格打造出來了!而氣勢是關乎自己的實力,當下屬們看見你的實力雄厚時,他們就會覺得你好厲害XD

Q3:請問,如何和比自己資深的男下屬溝通?有沒有一些訣竅呢?

Ans:秉持一個精神:「就事論事」。但可以在傾聽下屬的意見時,先點出優點,再提出需要改善的地方。讓下屬看見自己在職場上的機會,這樣他們就會自我調整狀態,身為主管的我們,就無需過度操心了。

身為小主管的你,在帶領的過程,必須讓下屬感受到你是尊重他的,也願意給他發展空間;向上溝通時,尊重同樣也不可少,積極給予主管協助,這樣主管才會知道你是一位可交辦的人,更是值得信任的人才。

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🟪 執行力天賦:小主管 → 外商獨立工作者
🟦 關係建立天賦:行銷 → 獵頭
🟧 影響力天賦:新創小公司 → 大公司
🟩 戰略思維:設計 → 主管

延伸收看:什麼是蓋洛普優勢識別測驗?

 

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