整理出有哪些工作要進行，決定優先程度，依序列入每日的待辦清單─這麼做確實能讓工作有效率地進行，但其中卻也存在陷阱。
請想想，決定待辦清單的順序時，你是否都是用「緊急度」和「重要度」來判斷呢？
但，緊急度和重要度的決定權，不一定在你手上。例如，主管說「趕緊處理這個」，業務同事突然插件「這個估價單麻煩改好，在今天下午四點前給我」。由此可見，掌握決定權並不在「你」，而是會被「對方」給影響左右。
事實上，你是不是也常為了對方的一句話，而忙得團團轉？
所有時間管理術的書都會告訴你，安排事情的先後順序時千萬不要忘了「緊急度低、重要度高的工作」，但對業務的執行者來說，明明緊急度才是最優先的。在此希望大家能了解，在「緊急度低、重要度高的工作」中，有很多是將來可能成為生計的工作，或你原本該做的工作。所以，為了別人的「急事」而忙得顧此失彼，那可就得不償失了。
請你調整決定工作優先順序的主軸。用「適任」和「能做出成果」這兩個思考主軸來整理工作。「適任」是指符合你的個人特質。也就是，不用特別要求自己或幹麼，就能輕鬆、快速完成的事；能夠讓更多人對你說「謝謝」的工作。「能做出成果」是指以一個工作而言，可以得到讚賞、達到成效的事。
比起「緊急度」，要以「有成果」的工作為優先
在職場上，「適任」又「能做出成果」的工作絕對是最該優先處理的。愛吃的菜，或許可以留到最後才吃，但是在工作上可就不同了。愈有甜頭的愈要先吃，不然的話，沒甜頭的工作就會接二連三地以急件的名義到你手上。
只要是最有甜頭的、「適任」的、「能做出成果」的工作，就不要客氣，儘管優先排入行程裡。一旦做出成果，別人就無法抱怨。能做出成果的工作，就是你擅長的事。既然是擅長的事，自然能樂在其中又得到漂亮的結果。接著，別人就會產生「那種工作果然要交給你做，最有保障」的評價，之後便會有愈來愈多有甜頭好吃的工作找上你，良性循環就此形成。
優先度次高的是，「適任但做不出成果」的工作。具體來說，就是能讓你的技能提升，或是能成為未來生計的工作。如果拒絕此類工作，只是一味挑能嚐得甜頭的工作的話，可是暗藏危機的。
單單依靠目前擁有的技能，總有一天會被職場淘汰。因為當你的競爭對手、後進晚輩的工作能力愈來愈強時，那些有甜頭的工作有可能被搶走。再說，無論甜頭再怎麼好吃，只做同樣工作的話，遲早會讓人產生惰性。
請取百分之十的工作時間來做這類「適任但做不出成果」的工作，當作投資。以「Post-it」便利貼而聞名的3M公司，有一條不成文規定，那就是可以將百分之十五的工時，用在自己喜歡的研究上。是的，許多大型外資企業會將百分之五至十以上的預算和時間，用在對未來的投資上。
以「適任」和「能做出成果」來思考的話，就無須在意對方的緊急度和優先順序。如果是你擅長又想做的工作，就一件件地接手處理；若不是你擅長或想做的工作，就交給其他合適的人去做。
讓合適的人來做，才能輕鬆快速地做出成果。這麼一來，被交辦工作的人也能贏得好風評，形成雙贏的關係。
KEY POINT：製造良性循環，讓有甜頭的工作自動找上門
本文摘自《努力，不如用對力：認真≠績效，精準做重點才是贏家！》
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