隨著越來越多公司追求資訊透明度 、組織扁平化，線上團隊溝通工具也隨之興起，像是常被使用來做為團隊溝通工具的 Slack 和 線上協作工具 Microsoft Teams 。儘管這些工具使資訊傳播更加快速，卻也分散了工作者們的注意力。
知名線上學習平台 Udemy 在其2018年的報告中發現，手機的通知是造成分心的主要來源。儘管這些工具使團隊溝通更加便利，卻也分散了我們的注意力，甚至工作時段被無限拉長！要如何正確正確使用協作工具，不讓訊息影響你的工作節奏呢？ 這篇文章將先帶你了解市面上不同協作工具的功能，再提供你一些降低資訊干擾的方法！
第一步，了解不同協作工具功能
除了大家都耳熟能詳的 Slack 和 Microsoft Teams 之外，你還可以試試以下好用工具！
團隊溝通工具：Flock
可以作為替代 Slack 的團隊溝通工具，可以依據不同需求創建公開群組、私人群組或個人群組。與 Slack 不同，Flock 的訊息加載速度更快，用戶可以輕鬆地搜索訊息、URL 或文件。此外， 他還有屏幕共享、通話、視訊等功能，甚至還能進行投票以及設置提醒。
優點：
- 訊息加載速度短
- 訊息搜尋系統完整
缺點：
- 程式應用整合較少
- 不支援全自動機器人
圖片來源: prnewswire.com
專案圖像化工具：Monday.com
無論是計畫，追蹤進度，或是授權任務， Monday.com 整合了所有功能，能將專案依據多樣化視覺圖表呈現，如甘特圖，圓餅圖、甚至日曆的形式。最棒的是，Monday.com 可以將重複的工作在幾秒鐘內自動化，如：設定自動回覆信件。
優點：
- 可與許多程式串聯
- 數據呈現方式清楚，可以同時追蹤多個專案的進度
- 能以日曆模式察看進度，避免錯過任何截止日期
- 可以直接在裝置上授權任務給團隊成員
缺點：
- 手機板不易操作
- 按人數分段式收費，不會因為人數越多就有折扣優惠
- 針對不同螢幕的大小，自動調整網頁內容的功能尚未完善
圖片來源:monday.com
專案管理工具：Asana
主要適用於專案管理，將面板分為清單模式、時間軸模式以及看板模式，使用者可依不同需求設定。主要功能包含視頻通話、進度追蹤和統整資訊。如：代辦事項列表、提醒、和指派任務功能。
優點:
- 提供 15 人或以下的團隊開放免費計劃，以及團隊折扣。非盈利機構更享有 5 折優惠
- 可將例行任務自動化並減少錯誤。如指派工作、設定截止日期等
- 提供50 多個專案範本，可依團隊需求客製化專案排程
缺點:
- 圖表格式交為單一
- 專案項目可能會因為太多加註功能而變得複雜
圖片來源:Asana
專案規劃、排程工具：Toggl plan
主要適用於計畫專案和授權任務等功能，透過視覺化的設計使協作變得容易，將所有與工作相關的訊息放在一個地方。團隊成員除了可以一起完成任務外，也能透過注解和附件分享想法。
優點:
- 14天免費試用
- 介面設計簡單，操作容易
- 可以追蹤團隊成員的工作量以及剩餘可用時間
- 可與許多程式串聯，以及旗下產品，如Toggl track, Toggl hire
缺點:
- 手機板並無完整的功能
圖片來源: Toggl plan
第二步，了解如何使用
了解產品不同功能比較後，也同時注意這些協作工具使用的方式，如果沒有適當的使用這些工具，可能會一直收到不相干的訊息而導致分心，甚至到了下班時間還在繼續工作，打亂自己原本的工作節奏。建議你可以試試看以下四點降低資訊干擾:
1. 選擇適合你的平台
當前最受歡迎的，不一定會是最適合的。每個人對其溝通平台有不同的需求，因此選擇符合你公司的具體情況的平台。像是有些人希望以追蹤專案進度為主、有些人則是以能與不同程式串聯為主要需求。
2. 避免加入過多不必要的群組
在創建群組時，盡量避免加入過多不必要的群組，可以讓我們更加專注在工作上，不受太多資訊干擾。建議區分三種類型的群組，如：公開群組、私人群組、共享群組。
3. 與團隊約定回覆訊息的頻率
試著與團隊一起討論訊息回覆的規定，並確保每個人都能認同與遵守，如：下班後不再傳工作訊息、訊息一天內回覆，並適時的關閉通知設定。此外，依據不同性質，區分出談論公事的群組以及私人聊天群組，像是區分出一個公開群組，談論所有人都需知道的事項，以及傳可愛梗圖的群組，避免在公開群組上分享與工作不相干的資訊。
4.決定工作的優先順序
在收到訊息時，試著先衡量一下處理的優先順序，不一定要放下手邊的工作去支援別人，掌握自己的工作節奏。或者，你可以試著告知對方，自己正在處理其他工作，稍後會在回覆，尊重別人也尊重自己。
5. 安排工作間的休息時間
線上溝通軟體的便利使工作與生活變得密不可分，線上軟體使你隨時都保持接收資訊的狀態，會讓你感覺像是參加一整天的會議。然而，長期的工作，反而會造成專注力降低。根據時間管理工具 DeskTime 的一項研究發現，理想的工作與休息之間的平衡是：52分鐘的專注工作和17分鐘的休息。而這17分鐘，你可以試試遠離辦公桌，無論是和同事聊天、散散步或是做一些簡單的運動。適時的評估自己分散注意力的程度，如果有必要的話，嘗試在一天中休息一下。
「 讓這些工具成為溝通的助力，而不是專注的阻力！」
因此，適當的調整設定，維持團隊有效溝通的同時，也不再因過多的訊息而打亂了節奏！
※本文轉譯自Inc.， 原文請點此※
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