文／《換日線》專欄作者瑰娜（陳雅惠）
A的職位是庶務部部長。基本上，他總管辦公室硬體設施的大小事，只要是同事需要櫃子、發現碎紙機故障，或者高階主管的辦公室急需幾個盆栽，大家都會請求他幫忙。他很少出手搬運重物，而是會安排手下幾個壯丁做事，還得不時與設備廠商聯繫。
因為如此，A算是公司裡知名度最高的人物了。基本上，每位同事都認得他。每當庶務部部長做例行性的巡查工作，大家有機會便會跟他多聊幾句，縱使這在部分華人員工眼裡看來有混水摸魚的嫌疑。
尤其，A深受女同事喜愛。好幾次我發現幾個亞洲女同事帶著特別雀躍的心情，親自去A的座位拜託他處理要事。不過，他通常會這麼回覆：「請寫封電郵告知你的需求。」
做為關係不錯的同事，某天中午，我和A一邊吃飯一邊閒聊，享受美好的午休時光。我必須坦承，每每直視他的眼睛，我便會迷失在那由濃密睫毛與深邃眼睛所構成的迷幻宇宙裡，偶爾看得出神，不小心便漏聽幾句話。然而，這次我聽得清清楚楚，在談論工作近況的當下，他是這麼說的：
「當我坐在辦公桌專心處理文件或電郵時，有的同事會走來我的座位請求幫忙。這硬生生打斷了我的工作。為什麼他們不懂得寫電子郵件，好讓我做安排？」
T是在德國長大的華人女生，她也曾經與我分享瑞士同事和亞洲上司在溝通工具偏好上的歧異。在工作上，T必須與站在第一線的瑞士業務人員聯繫，提供支援。她習慣以書寫電郵的方式聯絡同事，卻曾經招致亞洲主管的抱怨。
因為T的上司總是等不及獲得業務員方面的答案，所以就算是芝麻綠豆大的小事，他也會催促她：「妳不要寫Email，直接打電話問他就好了呀。」T拗不過主管的請求，便曾經打了幾通電話給瑞士同事。某天，在電話另一頭的同事再也忍不住騷擾，嚴正地告訴她：「不要再打了。如果有什麼事，請寫電郵通知我。我一定會找時間答覆。」
就個人觀察，遇見問題時，許多華人習慣把自己著急的事視為緊急要事，等不及立馬解決。縱使不是十萬分火急的要事，很多人卻缺乏寫電郵溝通與等待答覆的耐心，認為只要面對面或打電話跟對方說一聲，便可以馬上獲得解答。
其實，面對面或電話溝通並無法保證立即解決問題，反而可能打擾對方的工作步調。很多時候，求助的對象必須在清楚瞭解狀況及查詢資料之後，才能給予完整的答案。因此，如果我們以文字詳述需求，附上相關資料，便能協助對方知曉狀況，做最好的安排。另外，我們也得尊重求助對象的時間。對方手邊一定也有許多工作，除非緊急事件他並沒有優先處理電話詢問的義務。
面對面說話和講電話的優點是可以與求助對象直接溝通，適用於緊急事件，但是對話難以留下紀錄，不小心就會變成口說無憑。現今在商業活動裡，重大決定仍舊需要以電子郵件或白紙黑字做為憑證。在瑞士生活，我甚至發現政府機關或公司行號在公布重要資訊時，偏好寄送實體信通知居民或客戶。這實在是很老派，但也突顯了瑞士人的謹慎呀。
本文出自《社畜，也可以很優雅：瑞士地方太太臥底全球最高薪國家的職場必勝心法》／時報出版
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