「不好意思，這份文件請你校閱！」是否常常一開口就說「不好意思」呢？意義上，用它們來作為開頭，就像個轉驛站，作為銜接下句話的緩衝；在心理上，有種「自己要麻煩別人做事」的感覺，所以不知不覺中，就用它們當作開場白。
身為社會新鮮人的我，之前也沒注意到這點：自己並沒有做錯事情，但卻會用「不好意思」或「抱歉」當作開場白。以上層的角度來看，其實他們也會感到負擔，與我一起上班的前輩，曾分享她朋友的想法：一聽到下屬說這句話時，心情就有點受影響，會覺得下屬正要說的事情，事態很嚴重，但實質上並不是這樣，僅是需要她確認的小事。
其實我們都有比「不好意思 / 抱歉」更好的說法，比如說你可能因為在忙其他的事，沒注意到上層傳來的訊息，這時就可以用「感謝你耐心的等待」來回覆，這樣不僅可明確表達意思，又能夠解決內心抱歉的感受。
然而，連機器人都會故障，人不可能不會犯錯。當你真的犯錯時，你可以選擇更有誠意的方式道歉，這裡提供你實際可以採用的4個步驟，讓你優雅的表達歉意：
Step 1：誠實面對心裡的「大小念頭」
當我們真的犯錯時，心裡會出現很多保護自己的念頭：「是她沒跟我交代清楚，才會這樣！」用很多藉口跟別人解釋錯誤，但當自己並沒意識到，真正做錯的地方時，說出的抱歉是很沒說服力的。當你正視那些「因錯誤而產生的感受」，你才會明白自己到底錯在哪裡。
Step 2 ：找尋事情出錯的癥結點，明白自己道歉的理由
解釋這步驟前，先問大家一個問題：每當從衛生間走出來時，你會將門把輕輕闔上還是放任門自我搖擺？通常大部分的人很少會注意到這點，導致衛生間的門汰換率提高。相對的，在我們犯錯的同時，其實也不知道做錯一件事（未將門輕輕闔上），對他人的影響有多大（汰換率提高）找出問題的所在，才能明白自己為什麼要道歉。
Step 3：積極開始補救行動
經由前面兩個步驟，弄清楚情況後，再來思考這件事情的補救辦法：這樣做的目的不是讓你感到愧疚，而是要用更積極的心態去彌補自己犯的錯。也在這個階段，較適合和對方表示「我很抱歉」的心情。
Step 4：確認問題 / 情況是否有被解決
即便我們已經真誠的向對方表達歉意，但我們還是無法保證，對方情緒一定會好轉，所以最後你只能確保，情況有因為你積極的解決，而得到改善。相信你努力改正的好態度，也能在同事心中留下好印象！
為了能讓這些步驟，更明確地傳達給各位，讓我們先進入一個情境劇：你不小心將主管的薪資信息，寄給整個部門的人員。
發生的當下，別因為害怕而選擇逃避，明白這錯誤是因你而起；再來，找出你不小心寄錯的原因，可能是不夠細心而導致，明白自己的錯誤，會讓老闆陷入尷尬的狀態；主動向主管承認自己犯的錯，並表示：「因為我的粗心，將您的薪資信息發送給整個部門，我認為很糟糕，而侵犯您的隱私，我很抱歉。我會親自確保每封電子郵件被刪除，請問我還有什麼能做的嗎？」最後，確保你給出的承諾有做到，且對方的情緒被安撫即可。
在你並無犯錯時，別把「不好意思 / 抱歉」當成口頭禪；即使真的犯下錯誤，也記得優雅並真誠的向對方道歉。這些小小的地方，也能讓你在職場上，更游刃有餘！Good luck！
※本文轉譯自Entrepreneur，原文連結請點此※
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