大家每個星期大約都花幾個小時在「開會」上呢?尤其碰上多數人都「無備而來」的冗長會議,或者只能跟著主管或客戶不停盲目轉圈討論的會議,如果這種情形一直沒改善,真的就會是個痛苦卻又無法逃離的迴圈啊@@

這也是為什麼有些公司團隊要盡量減低開會次數的原因,因為非常容易把大部分的時間都浪費在無意義的討論上⋯⋯不過團隊定期的方向整合,跟工作進度確認卻又是非常必要的,所以就變成如何把開會時間最小化、效益最大化的問題了。

今天參考的文章,來自Betty Liu,Radiate的創辦人(Radiate是CEO、思想領袖跟專家的匯集平台,專注於解答主管們在職場上的管理問題),她在裡面分享了自己公司裡面的開會原則:

「在我們的公司,我們把幾項原則套入每次的會議裡,把開會的效益跟效率最大化。」

  1. 事先把開會資料傳給與會者閱讀,讓大家能提早準備。在會議中也能夠提早進入交換意見的階段,而不是花大把時間建構彼此的共同認知,了解對方想法,繞一大圈後才有辦法針對核心問題作討論。
  2. 每場會議限制最多三十分鐘,除非是創意發想/腦力激盪,就可以再延長。
  3. 大家見面開心,難免會有閒話家常,聊聊彼此生活的時候,但建議可以把生活對話擺到會議尾端,確保正事在沒有其他因素干擾下好好進行。

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另外,Betty同時也請教了平台上的職場專家們,他們如何優化自己團隊的開會效率,以下她整理出七個最喜歡的答案:

  1. 把與會人數盡可能壓到最小 Brad Keywell, the co-founder and CEO of Uptake Technologies.)
  2. 明確的會議主目標。會議結束前,問問大家「今天的討論對目前的問題是否有幫助到?」以及「下次會議的討論目標」(Chairman and CEO of Alleycorp Kevin Ryan
  3. 必要的嚴格確保會議裡的每個人都是「投入」的狀態,如果討論裡有人無法或沒有貢獻任何意見或點子,那麼就別讓他參與會議了!(legendary business leader Jack Welch 
  4. 一切保持清晰。每個人都要清楚了解會議的目的,跟結束後各自被交付的任務,後續開個追蹤用的日程表&任務紀錄,更能確保大家都有在軌道上Mellody Hobson, President of Ariel Investments)
  5. 創造快節奏!為了確實讓會議時間夠短,事先設好討論重點跟簡單議程表,而且「讓大家站著討論」,這樣大家都會非常關注時間流程是否延遲了。Kat Cole, the Group President of FOCUS Brands)
  6. 講話也快節奏!盡量把重點放在前頭講,語速也調快一些(但還是要保持在能讓人跟得上&理解的範圍),如此接下來發言的人,也會容易感染你的快節奏,講話講重點,快速把意見表達出來。
  7. 有主導人來引導會議跟談話的進行方向,他也同時必須掌控整個討論的步調。Ed Bastian, CEO of Delta Air Lines.)

以上建議,我們或多或少都聽過了,不過確實執行效率優化的嘗試、有被完美執行的比例有多少?還有,是否因為難以保持,過了一兩次就又被大家遺忘,誰也不願提起,但大家都知道我們又回到浪費時間的老方式去進行會議討論了⋯⋯如果是這樣,再次回顧以上Betty整理出來的建議吧。錯誤一直會有,最重要是要記得定期回來檢討錯誤,特別是那些一犯再犯的錯誤們呀!

大家加油~~

本文翻譯自Inc.,原文標題為“9 Ways To Run Effective Meetings So You Can Get On With Your Day”

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